Thursday, January 4, 2007
7:30 PM
Village of Lombard
Village Hall
255 East Wilson Ave.
Lombard, IL  60148
villageoflombard.org
Village Hall Board Room
Village Board of Trustees
Village President: William J. Mueller, Village Clerk Brigitte O'Brien
District One Trustee Greg Gron, District Two Trustee  Richard J. Tross
District Three Trustee Jack O'Brien, District Four Trustee Steven Sebby
District Five Trustee Kenneth Florey, District Six: Trustee Rick Soderstrom
Meeting Minutes
Village Board of Trustees
Meeting Minutes
January 4, 2007
Call To Order and Pledge of Allegiance
The Regular Meeting of the President and Board of Trustees of January 4, 2007 was 
called to order by President William J. Mueller at 7:31 p.m. The Pledge of Allegiance 
was led by Village Clerk Brigitte O'Brien.
II
Roll Call
Village President Willliam J. Mueller, Village Clerk Brigitte O'Brien, Trustee Greg 
Gron, Trustee Richard J.  Tross, Trustee Jack O'Brien, Trustee Steven Sebby, 
Trustee Kenneth M. Florey and Trustee Rick Soderstrom
Present:
III
Public Hearings
IV
Public Participation
President Mueller explained that this project collected 16,000 toys and $8,000 in cash, 
he said that Dick Biondi was on the air from 10 a.m. on Friday until 6 p.m. asking for 
pledges.  He said that the Ulrich Children's Advantage Network (UCAN) Organization 
wraps them and gives them to children in need and trys ro match what the children 
asked for.  He thanked station 94.7 and Dick Biondi.  President Mueller asked Mike 
Heimbecker, chair of the project to come forward.  Mike introduced Marty Coomes, Art 
Peters, Nick Soprano, Ken Welch, Don Volz, Paul Jakusz and Robert Scholz.  He said 
that they were very excited that Dick Biondi came back and thanked the great people 
that came out to bring them toys both at the Department and on a cold day, the people 
that lined up on the street.  Tom Vandenburg of UCAN said that he appreciates the 
effort of the Fire Department and the Village of Lombard  who have worked with many 
people day to day to bring kids' toys along to children in family troubled homes.  He 
related that the moment Fire Department comes in with the toys is an exciting moment.  
On behalf of thousands of families who recieved the over 16,000 toys and the money, 
which takes care of the older kids, he thanked the Lombard Fire Department and the 
Village of Lombard.  The President and Firefighter Heimbecker were given plaques with 
pictures of the event.
Proclamation - National Blood Donor Month 
The proclamation was read by Village Clerk Brigitte O'Brien.  President Mueller 
announced that on January 10th from 12:30 until 7:00 p.m., The Village will hold its first 
of four blood drives of the year.  He said that the goal is 207 pints of blood.  He thanked 
the residents of the Village, who last year donated over 700 units in 4 blood draws and 
we will have four again this year.  He said that the Village thanks Karen Schwarz of 
Heartland, and asked that donors call 620-5712.  He added that next month we will 
recognize donors and volunteers.
 
Public Participation: John Stancy said that he lives next to St. Thomas Marthoma 
Church and watched it being built and took pictures as it went up.  He thanked the 
Village for the good job they did overseeing the project.  He went on to say that Since 
the church was built and the wall was put up along North Avenue many people come 
down their street.  He said that during constrution a pick up truck came up on the 
foundation of the church and recently two teens ran over and jumped the curb and 
moved a huge boulder and since then reflectors have been installed, but people really 
speed through there he said that he thought the Village should install speed devices.  
He also reported that  the sidewalk in front of his house was sinking over their water line, 
and a child tripped and fell down face forward.  President Mueller said that he was made 
aware of this crash and that it will go to the Transportation & Safety Committee and they 
will probably look at a guard rail or speed limit signs.  Trustee Gron is looking into it.
 
Ada Vaughn 506 W. Maple letter with her ZBA meeting excellent discussion two items 
one denied and the other would like have removed from consent agenda to see if can 
compromise the original request.  Gron unaware of anything new.  Pres can't consider 
anything new since it went before the ZBA.  Ada highlighted points from meeting garage 
structure design met 17 foot height no storage then too high.  Wanted a design dormers 
to match our home.  Didn't want to change desitgn of house.  Poured concrete 
discovered there was a zoning issue came back with preferred design. They hope to 
revise the design again to be a height lower than the house height.  Wants the Board to 
reconsider a lower height would not match the house.  Along railroad would provide 
screeneing from sound and look better to neightbors from the tracks.  Mueller advised 
that they should not goo to ZBA did not follow our ordinances.  Gron understanding that 
the ZBA did not have a majority vote on the 20 foot.  NOthing new.
V
Approval of Minutes
It was moved by Trustee Soderstrom, seconded by Trustee Gron,  to approve the 
minutes of the Regular Meeting of October 19, 2006 and the Regular Meeting of 
November 16, 2006 The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and Soderstrom
6 - 
VI
Committee Reports
Community Relations Committee - Trustee Jack O'Brien, Chairperson
Trustee O'Brien reported that there had been no meeting since the last Board meeting, 
the Committee will meet on February 19, 2007.
Economic/Community Development Committee - Trustee Rick Soderstrom, 
Chairperson
Trustee Soderstrom stated that the Committee met on Tuesday, January 2nd,  the 
topics included Request for a Sales Tax Rebate Agreement 491 E. Roosevelt Road 
Ultra Foods, which resulted in denial by the Committee, a request for a 5th Public Art 
Program Grant in the amount of $19,000 for artwork 
to be placed at The Pointe at Lombard Development,  a Downtown Restaurant 
Forgivable Loan in the amount of $100,000 for the property
located at  229 W. St. Charles Road, Praga Restaurant, and a  Downtown Relocation 
Grant for the Lombard Chamber of Commerce to  in an amount not to exceed $14,560 
for the relocation of the Lombard Chamber of Commerce from 225 W. St. Charles Road 
to 416 S. Main Street. The last three items will come to the Village Board.  He said that 
the Lombard Towne Centre will hold its annual meeting on January 25th and their first 
annual volunteer recognition  night February 6th.
 
President Mueller said that the new Lombard Towne Centre Director will attend our 
February  meeting and will report on their progress.
Environmental Concerns Committee - Trustee Greg Gron, Chairperson
Trustee Gron said that the Committee had not met, the next meeting would be held on 
January 23, 2007.
Finance Committee - Trustee Kenneth Florey, Chairperson
Trustee Florey said the Committee had  not met but would meet on January 16th at  
4:00 p.m.
Public Works Committee - Trustee Richard J. Tross, Chairperson
Trustee Tross said that on Dec 12th 6 items were discussed including a  change order 
for a decrease of $81,000 for the North East Lombard Area. Sunset North to North 
Avenue and Grace St. East, also the increase in the Yorktown Main of $56,00 for a new 
loop through the shopping center.  He said the they discussed decrease of $32,000  for 
the Asphalt program.   They also discussed the October Storm and Emerson Street 
flooding.
Transportation & Safety Committee -Trustee Steven Sebby, Chairperson
Trustee Sebby said that the Committee had not met during January, the next meeting 
would be held on Monday,  February  5th at  7:00 p.m.
Board of Local Improvements - Trustee Richard J. Tross, President
Trustee Tross reported that at their December 14th meeting the Board of Local 
Improvements voted on a payout for Special Assessment 213B (West Road) in the 
amount of $2,135, 4 items on Special Assessment 218 (Fairfield) totaling aroung 
$17,000 and 2 payouts for the Special Assessment 219 water project (Ahrens and 
School)  He explined that the Committee had held up a Change order $257,000 for 
Special Assessment 217 for additional information.  He explained that that is the NE 
Lombard project where we are also moving water mains from back yards to right of way 
along the street.  He said that the Committee is really scrutinizing change orders and 
this one was massive. He siad that the Engineering Division has written a policy on how 
they will approach change orders.  This should address any further issues.  He 
requested that the policy be given to the Board members.  Trustee Soderstrom 
emphasized that  this is an excellent policy.  He said he has no problem with change 
orders when there is a change in scope if it is for processing, billing and clerical 
problems it is not acceptable.
Community Promotion & Tourism - President William J. Mueller, Chairperson
President Mueller said that the Committee has not met.
VII
Village Manager/Village Board Comments
President Mueller commented that we will have a short presentation on the Strategic 
Plan tonight, which we develop every year. an opportunity to look back and to also look 
ahead at our needs.  he said that we also hold 6 to 9 budget meetings.  He encouraged 
to watch the presentation at the end of the meeting.  Trustee Tross commented the item 
T is actually revised to 2 feet, not 10 feet.
VIII
Consent Agenda
Payroll/Accounts Payable
Approval of Accounts Payable 
For the period ending December 8, 2006 in the amount of $367,053.62. 
A.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
Approval of Village Payroll
For the period ending December 9, 2006 in the amount of $793,336.33.
B.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
Approval of Accounts Payable 
For the period ending December 15, 2006 in the amount of $502,650.53.
C.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
Approval of Accounts Payable 
For the period ending December 20, 2006 in the amount of $1,387,654.70. 
D.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
Ordinances on First Reading (Waiver of First Requested)
PC 05-41:  1301 North Lombard Road  
Request for a grant of extension for the planned development amendments of ordinance 
5794 approved January 5, 2006.
E.
This Matter was waived of first reading and passed on second reading with 
suspension of the rules on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5964
PC 06-34: 543 East Taylor Road (Madison Meadow Park)
Request for a motion to approve an ordinance denying PC 06-34. 
F.
This Matter was waived of first reading and passed on second reading with 
suspension of the rules on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5965
Ordinance Amending Title 9 of the Lombard Village Code
Regarding ambulance fees.  
G.
This Matter was waived of first reading and passed on second reading with 
suspension of the rules on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5966
*H.  PC 06-36: Roosevelt Road Corridor (Moved to IX-A)
Ordinance Amending Title 11, Chapter 110, Section 110.08(E) of the Lombard 
Village Code
Decreasing the number of Billiard/Pool Hall licenses from one to zero due to closure of 
Oscar's Billiards.  (DISTRICT #4)
I.
This Matter was waived of first reading and passed on second reading with 
suspension of the rules on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5967
Ordinance Amending Title 11, Chapter 112 of the Lombard Village Code
Increasing Class G liquor licenses by one for Ultra Foods, 491 E. Roosevelt Road.  
Waiver of first requested due to time constraints.  (DISTRICT #6)
J.
This Matter was waived of first reading and passed on second reading with 
suspension of the rules on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5968
Other Ordinances on First Reading
ZBA 06-26:  117 S. Stewart
Requests a variation to Section 155.406(F)(2) to reduce the corner side yard setback 
from twenty feet (20') to fourteen feet - eight inches (14' 8") to allow for the construction 
of an addition in the R2 Single Family Residential District.  (DISTRICT #4)
K.
This Matter was passed on first reading on the Consent Agenda.
Ordinance Amending Title 11, Chapter 112 of the Lombard Village Code
Revising the Class G liquor license category due to the closure of Cub Foods, 491 E. 
Roosevelt Road.  (DISTRICT #6)
L.
This Matter was passed on first reading on the Consent Agenda.
ZBA 06-27:  506 W. Maple Street
Requests approval of one of the following sets of actions on the subject property located 
within the R2 Single-Family Residence District:
1.  Relating to a detached accessory structure:
     a.  A variation from Section 155.210 (A) (3) (a) of the Lombard Zoning Ordinance to 
allow the height of a detached accessory structure to exceed the height of the principal 
structure; and
     b.  A variation from Section 155.210 (A) (3) (b) of the Lombard Zoning Ordinance to 
allow the vertical distance from the average grade to the highest point on the roof for a 
detached accessory structure to measure twenty-three (23) feet where a maximum of 
seventeen (17) feet is permitted;
OR in the alternative:
2.  Relating to a principal structure:
     a.  A variation from Section 155.406 (F) (3) of the Lombard Zoning Ordinance to 
allow a principal building to be located three (3) feet from an interior side property line 
where a minimum setback of six (6) feet is required; and
     b.  A variation from Section 155.406 (F) (4) of the Lombard Zoning Ordinance to 
allow a principal building to be located three (3) feet from a rear property line where a 
minimum setback of thirty-five (35) feet is required.  
(DISTRICT #1)
M.
This Matter was denied on the Consent Agenda.
Ordinance Amending Title 11, Chapter 112 of the Lombard Village Code
Increasing the Class H liquor license category for CVS/Pharmacy, 350 E. North Avenue.  
(DISTRICT #4)
N.
This Matter was passed on first reading on the Consent Agenda.
Downtown Lombard TIF District Extension
Ordinance approving a second Downtown Lombard TIF District Extension until 
December 31, 2023.  
O.
This Matter was passed on first reading on the Consent Agenda.
Ordinance Amending Title 11, Chapter 120 of the Lombard Village Code 
Requiring tobacco dealers to undergo a training program designed to assist them in 
understanding their responsibilities under the Village Code. 
P.
This Matter was passed on first reading on the Consent Agenda.
Ordinances on Second Reading
ZBA 06-20:  614 E. Berkshire Avenue
Requests approval of the following actions on the subject property located within 
the R2 Single-Family Residence District:
1.  A variation to Section 155.205(A)(1)(c)(2) of the Lombard Zoning Ordinance 
to allow a six-foot high fence in a required corner side yard where a maximum 
height of four feet is permitted.
2.  A variation to Section 155.205(A)(1)(c)(2) of the Lombard Zoning Ordinance 
to allow a six-foot high fence in a required rear yard abutting the front yard of an 
adjacent lot where a maximum height of four feet is permitted
3.  A variation from Section 155.205(A)(1)(e) to allow a solid fence within a clear line of 
sight area.  (DISTRICT #4)
Q.
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5969
Inauguration Date for Elected Officers
Amending Title 3, Chapter 31 of the Lombard Code of Ordinances changing the date for 
R.
inauguration of officers to the second Regular Meeting of the President and Board of 
Trustees in May. 
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5970
PC 06-35:  Text Amendments to the Lombard Zoning Ordinance
The Village of Lombard is proposing amendments to the Lombard Zoning Ordinance, as 
follows: 1. Section 155.210 establishing regulations for the placement of tents. 2. Amend 
Section 155.803 to establish definitions for Tent and Structure, Temporary.
S.
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5971
ZBA 06-24:  303 W. Harding Road
Requests a variation to Section 155.406(F)(2) to reduce the corner side yard setback to 
ten feet (10') where twenty feet (20') is required.  (DISTRICT #2)
T.
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5977
ZBA 06-25:  224 S. Craig Place
Requests approval of the following actions on the subject property located within the R2 
Single-Family Residence District:
1.  A variation to Section 155.406 (F) (3) of the Lombard Zoning Ordinance to allow a 
4.2-foot high deck to be located 2.3 feet from an interior side property line; and
2.  A variation to Section 155.406 (F) (3) of the Lombard Zoning Ordinance to allow a 
porte-cochere to be located within the required 9-foot interior side yard setback.  
(DISTRICT #4)
U.
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5972
PC 05-42:  218-226 W. St. Charles Road (The Pointe at Lombard)
Ordinance granting a time extension to Ordinance 5816 relative to the property located 
at 218-226 W. St. Charles Road.  (DISTRICT #1)
V.
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment No: Ordinance 5973
Resolutions
SA 217 Engineering Resource Associates Contract Amendment No. 5
Reflecting an increase of $257,687.00 for design engineering services.  (DISTRICT #4)
W.
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 69-07
Northeast Lombard Area Improvements Final Balancing Change Order No. 4
Authorizing a decrease to the contract with John Neri Construction Company in the 
amount of $81,727.14.  (DISTRICT #4)
X.
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 70-07
Yorktown Water Main Phase II Final Balancing Change Order No. 3
Authorizing an increase to the contract with J. Congdon Sewer in the amount of 
Y.
$56,993.69.  (DISTRICT #3)
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 71-07
FY2007 Asphalt Patching & Paving Program Final Balancing Change Order No. 1
Authorizing a decrease to the contract with J.A. Johnson Paving Contractors in the 
amount of $32,195.00.  
Z.
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 72-07
309 W. St. Charles Road (Walgreens)
Accepting public street pavement, sidewalk, storm sewer, sanitary sewer, watermain 
and hydrant at 309 W. St. Charles Road.  (DISTRICT #1)
AA.
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 73-07
1400 Block of S. Fairfield Avenue (The Glen)
Accepting public street pavement, street lights, sidewalk, storm sewer, water main and 
hydrants at the Glen.  (DISTRICT #6)
BB.
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 74-07
South Booster Station Design Amendment No. 1
Reflecting an increase of $22,943.21 to the contract with Christopher B. Burke 
Engineering, Ltd.  
CC.
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 75-07
Settlement Agreement with Bill's Auto
Agreeing to pay the Village a total sum of $61,000 for soil remediation costs associated 
with the Lincoln/Ash/Willow reconstruction project. (DISTRICT #1)
DD.
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 76-07
Other Matters
Request For Grant Of Easement
For the property located at 230 S. Westmore-Meyers Road in conjunction with the 
Westmore/Meyers Underground project to allow for the installation of a new fire hydrant.  
(DISTRICT #5)
EE.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
Enactment No: Resolution 77-07
Passed The Consent Agenda
It was moved by Trustee Soderstrom, seconded by Trustee O'Brien, to approve 
the Consent Agenda.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and Soderstrom
6 - 
IX
Items for Separate Action
Ordinances on First Reading (Waiver of First Requested)
*A.  PC 06-36:  Roosevelt Road Corridor
Establishment of a nine-month moratorium on new development and/or major 
redevelopment activity along the Roosevelt Road Corridor.  (2/3 of Corporate Authorities 
Vote Required) (DISTRICTS #2 and #6)
*A.
Assistant Manager Hulseberg explained that effective January 5,  no applications would 
be accepted and no approvals that would impact any construction of new buildings,signs 
and type of commercial use.  he said that Staff will work with businesses and property 
ownerst to determine their desire for the areas; whether it be a new type of district or an 
overlay district .  He said that the goal is to streghthen the corridor, with greater 
pedestrian areas and to make the corridor more attractive.  Trustee Sebby questioned 
those development already in the works and Director Hulseberg answered that those 
are grandfathered in. Trustee O'Brien asked if the plan would include traffic control.  Mr. 
Huolsberg confirmed that it will and President Mueller added that this plan should 
include consideration of the ovearll  aesthetics of the area.
It was moved by Trustee Tross, seconded by Trustee Soderstrom, that this matter 
be waived of first reading and passed on second reading with suspension of the 
rules.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Mueller, Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and Soderstrom
7 - 
Enactment No: Ordinance 5974
Other Ordinances on First Reading
Ordinances on Second Reading
Brewster/Edson Alley Vacation and Grant of Easement
Vacating the unnamed Public Right-of-Way South of Maple Street, between Brewster 
Avenue and Edson Street and granting of a Public Utility Easement.  (3/4 vote of the 
trustees required 5 of 6) (DISTRICT #1)
B.
It was moved by Trustee Gron, seconded by Trustee O'Brien, that this matter be 
passed on second reading.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Mueller, Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and Soderstrom
7 - 
Enactment No: Ordinance 5975
Ordinance Amending Title 7 of the Lombard Village Code
Regarding the Administrative Adjudication of vehicular regular violations.
C.
It was moved by Trustee Tross, seconded by Trustee Soderstrom, that this matter 
be passed on second reading.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and Soderstrom
6 - 
Enactment No: Ordinance 5976
Resolution
Other Matters
2007 Strategic Plan
Approval of the proposed 2007 Strategic Plan for the Village of Lombard.
D.
Village Manager William Lichter presented a Power Point depicting the highlights of the 
Stratigic Plan. President Mueller thanked Mr. Lichter and Staff for pulling the plan 
together.  He said that the Board and Staff gather in a room all day and brainstorm and 
put sticky notes all over the wall and then they prioritize and Mr. Lichter finalizes the 
document.  He said that they bring in residents every two years go through the process 
with them.  This plan gives you the direction this Village will be taking in the upcoming 
year.  He said that residents could pick up a copy here at Village Hall or at the Library.
It was moved by Trustee Tross, seconded by Trustee Florey, that this matter be 
approved.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and Soderstrom
6 - 
X
Agenda Items for Discussion
XI
Executive Session
It was moved by Trustee Tross, seconded by Trustee O'Brien, that the regular 
meeting of the President and Board of Trustees recess to Executiv e Session to 
discuss pending litigation at 8:39 p.m. The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and Soderstrom
6 - 
Reconvene
The recessed meeting of the President and Board of Trustees was reconvened at 9:22 
p.m. Upon Roll Call by Village Clerk O'Brien, the following were:
Present:  President Mueller, Trustees Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and 
Soderstrom.
Absent:  None
XII
Adjournment
It was moved by Trustee Gron, seconded by Trustee Florey, to adjourn the 
Regular Meeting of the President and Board of Trustees of January 4, 2007 at 9:23 
p.m.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Sebby, Florey and Soderstrom
6 -