Thursday, March 5, 2009
7:30 PM
Village of Lombard
Village Hall
255 East Wilson Ave.
LombardIL  60148
villageoflombard.org
Village Hall Board Room
Village Board of Trustees
Village President:  William JMueller
 Village ClerkBrigitte O'Brien
TrusteesGreg GronDistrict OneRichard J.Tross,  District Two,
Jack O'BrienDistrict ThreeDana MoreauDistrict FourLaura FitzpatrickDistrict 
Five and Rick SoderstromDistrict Six
Meeting Minutes
Village Board of Trustees
Meeting Minutes
March 5, 2009
I
Call to Order and Pledge of Allegiance
The regular meeting of the President and Board of Trustees of the Village of Lombard 
was called to order by Village President William JMueller on ThursdayMarch 52009 
at 7:30 pm.  The Pledge of Allegiance was led by Village Clerk Brigitte O'Brien.
II
Roll Call
Village President Willliam JMuellerVillage Clerk Brigitte O'BrienTrustee 
Greg GronTrustee Richard J.  TrossTrustee Jack O'BrienTrustee Dana 
MoreauTrustee Laura Fitzpatrick and Trustee Rick Soderstrom
Present:
Staff Present:
Village Manager David Hulseberg
Director of Finance Tim Sexton
Director of Community Development Bill Heniff
Director of Public Works Carl Goldsmith
Fire Marshall Jerry Howell 
Chief of Police Ray Byrne
Executive Coordinator Carol Bauer
III
Public Hearings
None
IV
Public Participation
090040
Proclamation Change Your ClockChange Your Battery 
Village Clerk Brigitte O'Brien read the proclamation for Change Your ClockChange 
Your Battery Day.
Village President Mueller called Public Education Coordinator Jim Plunket to the front 
and presented the proclamation to him
Jim Plunket reminded residents to change their clocks before they go to bed Saturday 
night for Daylight Savings Time and to also change batteries in their smoke detectors.  
He stated it was a good habit to get into to also check smoke detectors on the first day 
of each month so you are sure the detector will work in the event of a fire.
090041
Proclamation National Poison Prevention Week 
Village Clerk Brigitte O'Brien read the proclamation for National Poison Prevention 
Week.
Village President Mueller called Public Education Coordinator Jim Plunket to the front 
and presented him the proclamation
Jim Plunket stated poison prevention is simple if you remember that if you wouldn't take 
something to not have it around the house for small children to get into.  He felt under 
the kitchen and bath sinks was a place with a lot of dangerous chemicals.  He stated 
any questionable item should be placed out of the reach of children.
090042
Proclamation Flood Safety Awareness Week 
Village Clerk Brigitte O'Brien read the proclamation for Flood Safety Awareness Week
Village President Mueller presented the proclamation to Public Works Director Carl 
Goldsmith.
Director Goldsmith indicated there were steps residents could take to help prevent 
flooding such as insuring that sump pumps are not discharging into the sanitary sewers 
and clearing debris from clogged catch basins.  He encouraged residents to contact 
Public Works if there was flooding.
President Mueller stated that when he was at Congressman Roskam's office talking 
about floodingit was noted there were only 49 homes in Lombard that had flood 
insurance.  He also encouraged residents to contact their insurance companies.
090052
Proclamation Arts Month 
Village Clerk Brigitte O'Brien read the proclamation for Arts Month.
Village President Mueller called teacher Alicia York from School District #44 to the front 
and presented the proclamation to her.
MsYork congratulated the students who participated in the Art Show who were from 
kindergarten to 8th grade.  She thanked the families and friends who came and 
supported the participants.  She stated she loved holding the Art Show at the Village 
Hall and showing all of the great work that had been done by the students.
President Mueller encouraged residents when they come to the Village Hall to purchase 
a vehicle sticker or pay a water bill to take a few minutes and look at the art work on 
display in the Community Room and the front showcaseHe indicated the artwork will 
be on display until April 5.
MsYork thanked the other art teachers including MsHogansonMrGirardiMsLang
MsFitzgerald and MsLangley.  
President Mueller indicated this was the third year the Village and School District #44 
had partnered to hold the Art Show.  He thanked Joelyn Kott and Carol Bauer for their 
assistance with the event and refreshments.
090053
Proclamation Local Government Week 
Village Clerk Brigitte O'Brien read the proclamation for Local Government Week.
Village President Mueller indicated the State Legislators adopted Local Government 
Week last year.  He stated he spoke with Trustee Fitzpatrick about planning a Student 
Government Day with the schoolsbut that it was too late in the year for the schools to 
be able to proceedbut they will work with the schools next year earlier to allow an 
event to be scheduled.  He indicated the Village will also look at doing something with 
the DuPage Mayors and Mangers Conference to make residents more aware of the 
work local government plays.
V
Approval of Minutes
It was moved by Trustee Gronseconded by Trustee Moreau,  to approve of the 
regular meeting of February 192009  The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Moreau, Fitzpatrick and Soderstrom
6 - 
VI
Committee Reports
Community Relations Committee - Trustee Laura Fitzpatrick, Chairperson
Trustee Laura FitzpatrickChairperson of the Community Relations Committee
reported the committee had not met.  The next meeting is scheduled for March 16.  She 
indicated the 2010 census will be discussed.
Economic/Community Development Committee Trustee Dana Moreau
Chairperson
Trustee Dana MoreauChairperson of the Economic and Community Development 
Committeereported the committee met on March 4.  She indicated the committee 
discussed the Downtown Business Grant Program and the committee supported the 
modifications.  The modifications will come to a future Village Board meeting for 
approval.  She indicated a grant in the amount of $20,000 had been received for 
Clancy's Butcher Shopa new business in downtown where Java Jungle was located 
that  sells meats and a variety of other foods.  She stated the business had opened 
today and encouraged residents to stop by.  She stated they will also carry prepared 
foods which would be great for commuters as they get off the train.  She reminded 
residents and business owners to submit nominations for the various business 
recognition awards.  She spoke regarding the program that was recently established 
talking to business owners on how they are doing and what the Village can do to assist.  
The next meeting is scheduled for April 1.
Environmental Concerns Committee - Trustee Greg Gron, Chairperson
Trustee Greg GronChairperson of the Environmental Concerns Committeereported 
the committee met on February 24.  He stated they discussed the possibility of the 
Village hosting a hazardous waste event separate from the Recycling Extravaganza 
where residents could bring paintvarnish and other hazardous materials for disposal.  
This proposal will come to the Village Board.  He indicated there is a new letter 
regarding grants being sent to the schoolsThe committee has already begun 
discussing the Recycling Extravaganza and the committee is preparing a request for 
electronics recycling.  He reminded residents that March 28 is Turn out Your Lights Day 
and encouraged residents participate by turning off their lights for one hour.  The next 
meeting is scheduled for March 24.
Finance Committee - Trustee Rick Soderstrom, Chairperson
Trustee Rick SoderstromChairperson of the Finance Committeereported the 
committee met on February 26.  The committee reviewed the proposed budget and has 
unanimously recommended approval of the budget.  This item will come to the Village 
Board on April 2.  The next meeting has been rescheduled to March 16.
Public Works Committee - Trustee Richard J. Tross, Chairperson
Trustee Dick TrossChairperson of the Public Works Committeereported the 
committee had not met.  The next meeting is scheduled for March 10.
Transportation & Safety Committee - Trustee Jack O'Brien, Chairperson
Trustee Jack O'BrienChairperson of the Transportation and Safety Committee
reported the committee had not met.  The next meeting is scheduled for April 6.  He 
indicated the Circulator Steering Committee had met and is looking at the vehicles 
Lombard will use and the routes for the 313 line.  The committee also worked on an 
Intergovernmental Agreement that will include AddisonDowners GroveOak Brook 
TerraceOakbrook and eventually Wheaton.  He indicated the final meeting was 
scheduled for March 18.
Board of Local Improvements - Trustee Richard J. Tross, President
Trustee Dick TrossPresident of the Board of Local Improvementsreported the board 
had not met.  The next meeting is scheduled for March 12 and reminded everyone the 
meeting was beginning at 6:30 pm instead of pm to allow for a Public Information 
meeting regarding Olde Towne scheduled for pm.
Community Promotion & Tourism - President William J. Mueller, Chairperson
President MuellerChairperson of the Community Promotion and Tourism Committee
reported the committee had not met.  The committee had previously reviewed the 
committee budget.
Lombard Historical Commission - Brigitte O'Brien
Village Clerk Brigitte O'Brienmember of the Historical Commissionreported the 
commission had not met.  She indicated the Cemetery Restoration Committee met on 
February 26.  Quotes had been received for the stone leveling and repair.  In spring
tree trimming will take place as well as putting a landscaping plan into effect thanks to 
the Lombard Garden Club and the Park District.  She indicated there will be a special 
program on Memorial Day.  In conjunction with Lombard'140th anniversary and 
President Abraham Lincoln'200th birthdaythere will be a recognition of Lombard'
Civil War Veteransof whom 17 names are listed on the Memorial Marker in the 
Sunken Garden.  There will be a Civil War re-enactmentCivil War music will be 
playedas well as a visit from Abraham LincolnMary Todd Lincoln and Colonel Plum
The next meeting is scheduled for April 21.
VII
Village Manager/Village Board Comments
Trustee O'Brien thanked Jennifer Henaghan for the excellent job in writing the 
Intergovernmental Agreement for the Circulator Program.
Trustee Moreau indicated the Downtown Vision Workshops were closed and the results 
were listed on the Village's website.  She stated 350 people had participated.  
Community Development Director Bill Heniff advised the final results would be on the 
website on April 2nd.
Trustee Fitzpatrick stated a Sculpture Show is being planned that will be held on March 
23 at Capone's.  She encouraged residents to attend and indicated there will be a play 
and food,  Admission is $35 per person.  Money raised will help with art scholarships.
Trustee Tross indicated there had been a significant amount of rain in the Village.
Director Goldsmith stated crews were out on February 26 assisting residents with 
flooding and closing streets.  A full report will go to the Public Works Committee.  There 
were 30 structures that were damaged by flood water and the damge was widespread.  
He stated the Village did not lose power.  He felt there was a minimal amount of 
damage compared to the amount of rain.  He reported this was the second worst 
February storm in Chicago history.  
Trustee Tross reminded residents to contact the Public Works Department if they 
needed waste stickers for any damaged household items.  He encouraged residents to 
call and report any flooding issues so that the information was available to the Village 
and the Public Works Committee as they look at the flooding issues and make 
recommendations for solving flooding problems
President Mueller indicated that the Public Works crews have had a busy year with 
snow and now rain.
Trustee Moreau indicated that the owners of the new store that had opened in 
downtownClancy'salso had a restaurant called Shannons in Glen Ellyn.  She stated 
the meat market will do wholesale and retail sales.  
President Mueller indicated Clancy's had requested a wine license as they have a 
vineyard in California.  He announced that Lilac Bakery was open and indicted the 
pastries were as good as ever.  He stated there had been a ribbon cutting this evening 
for the Feel Good Hair Salon which had opened at NMain Street.  The salon was 
started in the owner's homeThe owner then opened a salon in downtown Lombard for 
the last three years and has now moved the salon to North Main Street.  He 
congratulated all of the businesses.  He encouraged residents to shop and dine in 
Lombardnot only at the holiday timebut throughout the year.
VIII
Consent Agenda
Payroll/Accounts Payable
A.
090047
Approval of Village Payroll
For the period ending February 142009 in the amount of $787,535.16
This Matter was approved on the Consent Agenda.
B.
090048
Approval of Accounts Payable
For the period ending February 202009 in the amount of $282,151,27
This Matter was approved on the Consent Agenda.
C.
090061
Approval of Accounts Payable
For the period ending February 272009 in the amount of $334,713.92
This Matter was approved on the Consent Agenda.
Ordinances on First Reading (Waiver of First Requested)
Other Ordinances on First Reading
D.
090016
PC 09-01201-285 WRoosevelt Road (Starbucks)
Requests that the Village approve an amendment to Ordinance 6126which granted 
approval of conditional uses for a planned development with deviationsoutdoor dining 
and for a drive-through facility for the subject property located within the B4
Roosevelt Road Corridor District.  (DISTRICT #2)
This Matter was waived of first reading and passed on second reading with 
suspension of the rules on the Consent Agenda.
Enactment NoOrdinance 6307
E.
090018
PC 09-03500 ERoosevelt Road (Westgate Lincoln Mercury)
Requests that the Village approve/re-establish a conditional use for motor vehicle 
salesservice and repair on the subject property located within the B4A Roosevelt 
Road Corridor District.  (DISTRICT #6)
This Matter was passed on first reading on the Consent Agenda.
Ordinances on Second Reading
F.
080738
Michael McGuire Drive
Modifying the restrictions on three parking spaces by removing the parking permit 
requirement and limiting the 10-minute parking restriction to between 5:00 a.mand 
6:00 p.m.Monday through Friday. (DISTRICT #1)
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment NoOrdinance 6308
G.
080823
New Street and Hammerschmidt Avenue
Restricting left turns onto southbound Hammerschmidt from westbound New on school 
days between 8:00 a.m and 4:00 p.m.  (DISTRICT #6)
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment NoOrdinance 6309
H.
090022
Lombard Building Code Commercial Demolition Regulations
Amending Title 15Chapter 150Section 150.268 of the Lombard Village Code with 
regard to demolition regulations
This Matter was passed on second reading on the Consent Agenda.
Enactment NoOrdinance 6310
Resolutions
I.
090049
Resolution for Cruise Nights Temporary Parking Restrictions
Resolution temporarily limiting parking along StCharles Road between Main Street 
and Lincoln Avenue and along Park Avenue between Orchard Terrace and Michael 
McGuire Drive for 2009 Cruise Nights.  (DISTRICT #1)
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment NoResolution 64-09
J.
090050
Resolution for Cruise Nights Parking License Agreements 
Resolution authorizing signatures of the Village President and Village Clerk on 
license agreements authorizing Village use of parking lots at 118126 and 211 WSt
Charles Road for 2009 Cruise Nights parking.  (DISTRICT #1)
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment NoResolution 65-09
K.
090055
Olde Towne East Phase Resident Engineering
Approving a contract with Baxter and WoodmanIncin the amount of $238,260.00  
(DISTRICT #4)
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment NoResolution  66-09
*K2.
090067
PEG Channel Access Preservation
Resolution for FCC support of the preservation of PEG channel access in an affordable 
and readily accessible format. (DISTRICTS ALL)
This Matter was adopted on the Consent Agenda.
Enactment NoResolution 67-09
Other Matters
L.
090057
Sidewalk Ice and Snow Removal FY2009
Request for a waiver of bids and award of a contract to PaverscapeIncin the amount 
of $20,000.00.  Public Act 85-1295 does not apply.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
M.
090058
Water Valve Exercising Project
Award of a contract to M.ESimpson Companythe lowest responsible bid of two 
biddersin the amount of $30,000.00.  Bid in compliance with Public Act 85-1295.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
N.
090060
Water Meter Testing Repair Project
Award of a contract to M.ESimpson Companythe lowest responsible bid of three 
biddersin the amount of $90,000.00.  Bid in compliance with Public Act 85-1295.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
O.
090054
Request for approval of an Agreement with GranicusInc.
In the amount of $33,177.30 for hardwaresoftware and services to provide streaming 
video of Village Board and Plan Commission meetings on the Village website 24 hours 
a daydays a week
This Matter was approved on the Consent Agenda.
P.
090056
State Joint Purchasing Requisition for Rock Salt
Authorization to participate in the joint purchase of rock salt with the State of Illinois.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
*Q.
090066
UPM Patching Material
Request for a waiver of bids and award of a contract to Arrow Road Construction in the 
amount of $20,000.00.  Public Act 85-1295 does not apply.
This Matter was approved on the Consent Agenda.
Passed The Consent Agenda
It was moved by Trustee O'Brienseconded by Trustee Fitzpatrick,  to approve 
the Consent Agenda.  This approval includes suspension of the ruleswaive first 
reading and pass on second readingwaive competive bidding and award 
contractsapprove and adopt resolutions as needed for the preceding items as 
read by the Clerk on the Consent Agenda
  The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Moreau, Fitzpatrick and Soderstrom
6 - 
IX
Items for Separate Action
Ordinances on First Reading (Waiver of First Requested)
Other Ordinances on First Reading
Ordinances on Second Reading
Resolutions
Other Matters
X
Agenda Items for Discussion
XI
Executive Session
The regular meeting of the President and Board of Trustees of the Village of Lombard 
was recessed to Executive Session at 8:10 pmThursdayMarch 52009 for the 
purpose of discussion of Probable or Imminent Litigation.
It was moved by Trustee Gronseconded by Trustee Moreauto recess to 
Executive Session.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Moreau, Fitzpatrick and Soderstrom
6 - 
The recessed regular meeting of the President and Board of Trustees of the Village of 
Lombard was called to order by Village President William JMueller at  8:21 pm
ThursdayMarch 52009.  Upon roll call by Village Clerk Brigitte O'Brien the following 
were:
Village President Willliam JMuellerVillage Clerk Brigitte O'BrienTrustee 
Greg GronTrustee Richard J.  TrossTrustee Jack O'BrienTrustee Dana 
MoreauTrustee Laura Fitzpatrick and Trustee Rick Soderstrom
Present:
XII
Adjournment
The regular meeting of the President and Board of Trustees of the Village of Lombard 
held on ThursdayMarch 52009 in the Board Room of the Lombard Village Hall was 
adjourned at  8:22 pm.
It was moved by Trustee Gronseconded by Trustee O'Brienadjourn.  The 
motion carried by the following vote:
Aye:
Gron, Tross, O'Brien, Moreau, Fitzpatrick and Soderstrom
6 -