Plan Commission
Village of Lombard
Village Hall
255 East Wilson Ave.
Lombard, IL  60148
villageoflombard.org
Meeting Minutes
Donald F. Ryan, Chairperson
Commissioners:  Martin Burke,
Stephen Flint, Ronald Olbrysh, 
Ruth Sweetser, Rocco Melarkey
and Sondra Zorn, Staff Liaison: William Heniff
7:30 PM
Village Hall
Monday, May 17, 2004
Call to Order
Chairperson Ryan called the meeting of the Plan Commission to order at 7:30 p.m.
Roll Call of Members
Chairperson Donald F. Ryan, Commissioner Stephen Flint, Commissioner 
Ronald Olbrysh, Commissioner Ruth Sweetser, Commissioner Sondra Zorn and 
Commissioner Martin Burke
Present:
Commissioner Rocco Melarkey
Absent:
The following staff members were present:  William Heniff, AICP, Senior Planner, 
Jennifer Backensto, Planner I, and George Wagner, legal counsel to the Plan 
Commission.
Chairperson Ryan called the order of the agenda. 
 
Mr. Heniff read the Rules of Procedure as written in the Plan Commission By-Laws.
Public Hearings
040179
D.  PC 04-18:  1101 E. High Ridge Road (Continued from June 3)
Requests that the following actions be taken on the subject property:
1.     Approval of an Annexation Agreement;
2.     Annexation to the Village of Lombard;
3.     Approval of a three-lot minor plat of subdivision with the following variations:
     a.)     A variation from Title 15, Chapter 155, Section 405 (E) of the Village of Lombard 
Zoning Ordinance to reduce the minimum lot width from 75 feet to 65 feet in the R1 
Single-Family Residence District;
     b.)     A variation from Title 15, Chapter 154, Section 506 (D) of the Village of 
Lombard Subdivision and Development Ordinance to allow for a lot without public street 
frontage. (UNINCORPORATED) 
The petition was presented by Waheed Saeed, Oak Brook, Illinois.  Mr. Saeed stated 
that the properties have not historically been maintained well as single-family homes, as 
he originally wanted to develop the lots as townhouses or condominiums.  He now 
believes that the lots would be best utilized as single-family homes.  Each of the present 
lots will be divided into three lots- two lots for homes on High Ridge Road and a lot in the 
rear half of the property that will be donated to the DuPage County Forest Preserve. 
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for public comment.  
 
Alfred Rakebrand, 1016 E. High Ridge Road, stated that a three-lot subdivision would 
be more compatible with the existing homes in the area as most of them are on 100-foot 
wide lots.  Recently-developed homes have been on 75-foot wide lots.  He did not want 
narrower lot widths to reduce his property value.
 
Bob Walker, 1108 E. High Ridge Road, stated that he is happy the petitioner wishes to 
redevelop the property.  He would prefer 75-foot wide lots because anything less would 
look like Chicago or Elmhurst.  He would hate to see property values decline because of 
greater density.
 
Patrick Hughes, 1111 E. High Ridge Road, states that he likes the open space and does 
not want to see the land donated to the Forest Preserve.  He is totally against narrower 
lots.
 
Nancy Walker, 1108 E. High Ridge Road, noted that in order to build an addition onto 
her home, she needed to get a variation to reduce the interior side yard setback by 6 
inches.  She does not want houses to appear stacked on top of one another.
 
No one else spoke for or against the petition.
 
Mr. Saeed addressed the public's comments, stating that the market is changing.  He 
noted that a few years ago, there were no townhomes in the area, but now there are 
several (referring to the Lancaster Square townhome development).  The proposed 
subdivision would still be in keeping with other properties in the area.  In Hinsdale, 
people are building $1.5 million homes on lots that are 51 feet wide.  The homes on his 
lots will be beautiful homes and will add to the neighborhood.
 
Chairperson Ryan then requested the staff report.  
 
Jennifer Backensto, Planner I, stated that the subject property currently consists of one 
lot that is improved with a single-family residence. As a companion to the annexation, 
the petitioner proposes to resubdivide the subject property into three lots of record.  The 
petitioner requests approval of a Minor Plat of Resubdivision to include a variation to 
reduce the minimum lot width from 75 feet to 65 feet and a variation to allow for a lot 
without public street frontage.
 
Although not a part of this petition, staff is currently developing a companion annexation 
agreement that will be heard before the Board of Trustees.
 
There were no comments from Public Works or the Fire Department/Bureau of 
Inspectional Services.  Private Engineering noted that a payment of $6,181.50 shall be 
remitted to the Village of Lombard's sewer and water fund when a permit is issued for 
each of the two single-family structures.  This is the proportional cost incurred by the 
Village under Special Assessment 216.
 
The Comprehensive Plan recommends that the subject property be developed as Estate 
Residential, which is defined as no more than four dwelling units per acre.  The 
petitioner's proposal will establish two buildable lots of nearly ½ acre each, and one 
0.9-acre lot that will be dedicated as open space. The R1 zoning classification is 
consistent with the Comprehensive Plan that identifies the subject property for Estate 
Residential development.  Therefore, the resubdivision is consistent with the provisions 
of the Comprehensive Plan.
 
The property is bordered on the west by the Westmore Apartments. Single-family 
residences border the other three sides of the property.  The incorporated properties to 
the north are zoned R1.  The proposed subdivision would be compatible with the 
existing neighboring residential properties.  Upon annexation, the subject property will 
automatically be placed within the R1 Single-Family Residence District.  No changes to 
the zoning designation are requested.
 
The proposed three-lot subdivision requires a variation for a Minor Plat of Resubdivision 
as part of this request.  Section 155.405 (E) of the Zoning Ordinance requires a 
minimum lot width of seventy-five feet (75') in the R1 Single-Family Residence District.  
The petitioner's existing lot is 130 feet in width, which would make them 20 feet short of 
the width required for subdivision.  Rather than requesting a map amendment to rezone 
the property to R2, the petitioner is requesting a variation to the lot width.
 
Staff feels that keeping the property zoned R1 is more desirable than a rezoning to R2 
as the interior side yards are wider (7.5 feet versus 6 feet).  This will give the properties 
a greater amount of open space between the yards.  Staff also notes that, at 19,500 
square feet, the smallest lot will be 160 percent larger than the underlying lot size 
requirements.
 
Lot 3 of the proposed subdivision will either be donated to a public open space agency 
or dedicated as open space. No structures or filling will be permitted on the property.  
The Board has previously allowed a lot of record without public access in the Terrace 
Lakes Subdivision (PC 03-26 & 03-27), where virtually the entire parcel was located 
within a wetlands area.  Nearly the entirety of the proposed Lot 3 is within a Class A 
flood zone, making construction prohibitive.  Staff feels that, given the environmental 
characteristics of this lot, it would be preferable to preserve the lot in its natural state 
rather than allow construction.  As these lots will never be built upon, staff recommends 
that the variation for a lot without public street frontage be approved.  Ms. Backensto 
concluded by stating that staff recommends approval of the petition, and introduced the 
Village's larger plans for open space in the area.
 
William Heniff, Senior Planner, stated that the open space plans can be used for 
reference purposes to give some context to this petition.  He presented an aerial photo 
of the area and noted that the past development trend has been single-family homes 
being built along existing streets.  He then presented a map of the existing land uses.
 
Mr. Heniff stated that staff has approached the DuPage County Forest Preserve relative 
to this area, where the High Ridge Forest Preserve was developed through land 
acquisitions throughout the 1990s.  The land falls off from High Ridge Road and Edward 
Street, making the property immediately along the public right-of-way most conducive to 
development.  Although the petitioner's properties could theoretically be divided into a 
cul-de-sac with eight lots under the R1 District width and area requirements, this would 
not be sound land planning as it would not address the floodplain issue.  The proposed 
three-lot subdivisions give protection to the floodplain.  The Village of Lombard has been 
working with the Lombard Park District to possibly add amenities to the area that would 
give local and community benefits, in addition to meeting the recommendations of the 
Comprehensive Plan.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for discussion among the Plan Commission 
members. 
 
Commissioner Sweetser inquired as to the depth of the lots.  Ms. Backensto stated that 
the proposed lots are all 300 feet deep.
 
Commissioner Olbrysh asked if there were other lots along High Ridge Road that had 
widths of less than 75 feet.  Mr. Heniff stated that there were not.
 
Commissioner Burke stated that it would make more sense to have three 86-foot wide 
lots and he was not in favor of the lot width variation.  The variation request for a lot 
without public street frontage is understandable.  He then inquired as to how eight lots 
could fit on the property.  Mr. Heniff stated that the floodplain issue would need to be 
engineered around.
 
Commissioner Sweetser noted that there are few R1 lots in the Village.  She stated that 
she would prefer a three-lot subdivision, as the proposed 65-foot wide lots would not be 
very different from lots in the R2 District.
 
Commissioner Olbrysh asked if a three-lot subdivision could be done on this property.  
Mr. Heniff stated that it could theoretically be done.
 
Commissioner Zorn stated that she also preferred a three-lot subdivision that would 
allow more land for each property and additional space around the homes.
 
Commissioner Flint stated that this case would be much different if it were in the R2 
District, but it would be hard to go down to a 65-foot lot width in R1.
It was moved by Commissioner Sweetser, seconded by Commissioner Burke, that 
this matter be recommended to the Board of Trustees for denial.  The motion 
carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser, Zorn and Burke
5 - 
Absent:
Melarkey
1 - 
040180
E.  PC 04-19:  1105 E. High Ridge Road (Continued from June 3)
Requests that the following actions be taken on the subject property:
1.     Approval of an Annexation Agreement;
2.     Annexation to the Village of Lombard;
3.     Approval of a three-lot minor plat of subdivision with the following variations:
     a.)     A variation from Title 15, Chapter 155, Section 405 (E) of the Village of Lombard 
Zoning Ordinance to reduce the minimum lot width from 75 feet to 65 feet in the R1 
Single-Family Residence District;
     b.)     A variation from Title 15, Chapter 154, Section 506 (D) of the Village of 
Lombard Subdivision and Development Ordinance to allow for a lot without public street 
frontage. (UNINCORPORATED) 
The petition was presented by Waheed Saeed, Oak Brook, Illinois.  Mr. Saeed stated 
that the properties have not historically been maintained well as single-family homes, as 
he originally wanted to develop the lots as townhouses or condominiums.  He now 
believes that the lots would be best utilized as single-family homes.  Each of the present 
lots will be divided into three lots- two lots for homes on High Ridge Road and a lot in the 
rear half of the property that will be donated to the DuPage County Forest Preserve. 
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for public comment.  
 
Alfred Rakebrand, 1016 E. High Ridge Road, stated that a three-lot subdivision would 
be more compatible with the existing homes in the area as most of them are on 100-foot 
wide lots.  Recently-developed homes have been on 75-foot wide lots.  He did not want 
narrower lot widths to reduce his property value.
 
Bob Walker, 1108 E. High Ridge Road, stated that he is happy the petitioner wishes to 
redevelop the property.  He would prefer 75-foot wide lots because anything less would 
look like Chicago or Elmhurst.  He would hate to see property values decline because of 
greater density.
 
Patrick Hughes, 1111 E. High Ridge Road, states that he likes the open space and does 
not want to see the land donated to the Forest Preserve.  He is totally against narrower 
lots.
 
Nancy Walker, 1108 E. High Ridge Road, noted that in order to build an addition onto 
her home, she needed to get a variation to reduce the interior side yard setback by 6 
inches.  She does not want houses to appear stacked on top of one another.
 
No one else spoke for or against the petition.
 
Mr. Saeed addressed the public's comments, stating that the market is changing.  He 
noted that a few years ago, there were no townhomes in the area, but now there are 
several (referring to the Lancaster Square townhome development).  The proposed 
subdivision would still be in keeping with other properties in the area.  In Hinsdale, 
people are building $1.5 million homes on lots that are 51 feet wide.  The homes on his 
lots will be beautiful homes and will add to the neighborhood.
 
Chairperson Ryan then requested the staff report.  Jennifer Backensto, Planner I, stated 
that the subject property currently consists of one lot that is improved with a 
single-family residence. As a companion to the annexation, the petitioner proposes to 
resubdivide the subject property into three lots of record.  The petitioner requests 
approval of a Minor Plat of Resubdivision to include a variation to reduce the minimum 
lot width from 75 feet to 65 feet and a variation to allow for a lot without public street 
frontage.
 
Although not a part of this petition, staff is currently developing a companion annexation 
agreement that will be heard before the Board of Trustees.
 
There were no comments from Public Works or the Fire Department/Bureau of 
Inspectional Services.  Private Engineering noted that a payment of $6,181.50 shall be 
remitted to the Village of Lombard's sewer and water fund when a permit is issued for 
each of the two single-family structures.  This is the proportional cost incurred by the 
Village under Special Assessment 216.
 
The Comprehensive Plan recommends that the subject property be developed as Estate 
Residential, which is defined as no more than four dwelling units per acre.  The 
petitioner's proposal will establish two buildable lots of nearly ½ acre each, and one 
0.9-acre lot that will be dedicated as open space. The R1 zoning classification is 
consistent with the Comprehensive Plan that identifies the subject property for Estate 
Residential development.  Therefore, the resubdivision is consistent with the provisions 
of the Comprehensive Plan.
 
The property is bordered on the west by the Westmore Apartments. Single-family 
residences border the other three sides of the property.  The incorporated properties to 
the north are zoned R1.  The proposed subdivision would be compatible with the 
existing neighboring residential properties.  Upon annexation, the subject property will 
automatically be placed within the R1 Single-Family Residence District.  No changes to 
the zoning designation are requested.
 
The proposed three-lot subdivision requires a variation for a Minor Plat of Resubdivision 
as part of this request.  Section 155.405 (E) of the Zoning Ordinance requires a 
minimum lot width of seventy-five feet (75') in the R1 Single-Family Residence District.  
The petitioner's existing lot is 130 feet in width, which would make them 20 feet short of 
the width required for subdivision.  Rather than requesting a map amendment to rezone 
the property to R2, the petitioner is requesting a variation to the lot width.
 
Staff feels that keeping the property zoned R1 is more desirable than a rezoning to R2 
as the interior side yards are wider (7.5 feet versus 6 feet).  This will give the properties 
a greater amount of open space between the yards.  Staff also notes that, at 19,500 
square feet, the smallest lot will be 160 percent larger than the underlying lot size 
requirements.
 
Lot 3 of the proposed subdivision will either be donated to a public open space agency 
or dedicated as open space. No structures or filling will be permitted on the property.  
The Board has previously allowed a lot of record without public access in the Terrace 
Lakes Subdivision (PC 03-26 & 03-27), where virtually the entire parcel was located 
within a wetlands area.  Nearly the entirety of the proposed Lot 3 is within a Class A 
flood zone, making construction prohibitive.  Staff feels that, given the environmental 
characteristics of this lot, it would be preferable to preserve the lot in its natural state 
rather than allow construction.  As these lots will never be built upon, staff recommends 
that the variation for a lot without public street frontage be approved.  Ms. Backensto 
concluded by stating that staff recommends approval of the petition, and introduced the 
Village's larger plans for open space in the area.
 
William Heniff, Senior Planner, stated that the open space plans can be used for 
reference purposes to give some context to this petition.  He presented an aerial photo 
of the area and noted that the past development trend has been single-family homes 
being built along existing streets.  He then presented a map of the existing land uses.
 
Mr. Heniff stated that staff has approached the DuPage County Forest Preserve relative 
to this area, where the High Ridge Forest Preserve was developed through land 
acquisitions throughout the 1990s.  The land falls off from High Ridge Road and Edward 
Street, making the property immediately along the public right-of-way most conducive to 
development.  Although the petitioner's properties could theoretically be divided into a 
cul-de-sac with eight lots under the R1 District width and area requirements, this would 
not be sound land planning as it would not address the floodplain issue.  The proposed 
three-lot subdivisions give protection to the floodplain.  The Village of Lombard has been 
working with the Lombard Park District to possibly add amenities to the area that would 
give local and community benefits, in addition to meeting the recommendations of the 
Comprehensive Plan.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for discussion among the Plan Commission 
members. 
 
Commissioner Sweetser inquired as to the depth of the lots.  Ms. Backensto stated that 
the proposed lots are all 300 feet deep.
 
Commissioner Olbrysh asked if there were other lots along High Ridge Road that had 
widths of less than 75 feet.  Mr. Heniff stated that there were not.
 
Commissioner Burke stated that it would make more sense to have three 86-foot wide 
lots and he was not in favor of the lot width variation.  The variation request for a lot 
without public street frontage is understandable.  He then inquired as to how eight lots 
could fit on the property.  Mr. Heniff stated that the floodplain issue would need to be 
engineered around.
 
Commissioner Sweetser noted that there are few R1 lots in the Village.  She stated that 
she would prefer a three-lot subdivision, as the proposed 65-foot wide lots would not be 
very different from lots in the R2 District.
 
Commissioner Olbrysh asked if a three-lot subdivision could be done on this property.  
Mr. Heniff stated that it could theoretically be done.
 
Commissioner Zorn stated that she also preferred a three-lot subdivision that would 
allow more land for each property and additional space around the homes.
 
Commissioner Flint stated that this case would be much different if it were in the R2 
District, but it would be hard to go down to a 65-foot lot width in R1.
It was moved by Commissioner Sweetser, seconded by Commissioner Burke, that 
this matter be recommended to the Board of Trustees for denial.  The motion 
carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser, Zorn and Burke
5 - 
Absent:
Melarkey
1 - 
040183
G.  PC 04-16:  929 S. Main Street (Waiver of First Requested)
Requests approval of a conditional use for a planned development with a use exception 
per Section 155.508 (B)(3) of the Zoning Ordinance (Standards for Planned 
Developments with Use Exceptions) to allow for massage establishment(s) (as defined 
and regulated by Chapter 12, Section 122 of the Code of Ordinances), located within the 
B1 Limited Neighborhood Commercial District. The petitioner is requesting a waiver of 
first reading.  (DISTRICT #6) 
Vince Hill, 216 W. Campus Drive, Suite 201, Arlington Heights, IL, building manager for 
the property presented the petition.  He discussed the history of the massage tenants 
that are located in the building.  Pamela Myers, a masseuse in the building for the past 
thirteen years, was seeking a larger office space within the building for her practice.  
When Ms. Myers applied for the requisite Village licensing, they were informed that her 
license could only be approved if the zoning issues were addressed - either through a 
text amendment or through a planned development approval with a use exception. 
 
Chairperson Ryan opened the meeting for public comment.  No one spoke for or against 
the petition.  He then requested the staff report.
 
William Heniff, Senior Planner, stated that earlier this year as part of our routine 
business licensing process, staff noted that a new masseuse was applying for approval 
to occupy a tenant space within the 929 S. Main Street building.  As massage 
establishments are not listed as permitted or conditional uses within the B1 District, staff 
informed the applicant accordingly.
 
Upon further review, staff found out she was seeking to occupy a 200 square foot tenant 
space within Suite 103A1 of the building.  Until this past year that space was used as a 
legal nonconforming massage establishment and noted the tenant space as Suite 103A.  
However, last year she relocated her massage practice into the office next door in Suite 
103A2, a 300 square foot space. The Suite 103A2 space was previously occupied by a 
permitted office use.
 
As the massage establishment is a legal non-conforming use, it cannot be expanded or 
relocated.  Therefore, the property owner/building manager is now seeking approval of 
actions that would allow both masseuses to operate their individual practices within the 
building.
 
He then referenced and explained the non-conforming provisions in the Village Code.  
The legal non-conforming status is tied to the Suite103A1 tenant space.  When the 
masseuse moved from the Suite 103A1 tenant space to the Suite 103A2 space that 
action constitutes a violation of the Zoning Ordinance.  A new massage establishment 
could move into the Suite 103A1 space as a matter of right.  However, in order for the 
previous massage establishment to continue its operation in Suite 103A2, zoning 
actions would be required.  
 
Staff noted two options with the property manager to address the massage 
establishment.  The first option would be to create an amendment to the Zoning 
Ordinance to provide for such uses by right or as part of a conditional use application.  
Staff was hesitant to have the petitioner pursue this option as such an amendment 
would have much greater applicability throughout the Village than what is really 
attempting to be addressed within the office building on the subject property.  
Alternatively, staff suggested that the petitioner consider applying for a conditional use 
for a planned development with a use exception for the massage establishments. 
 
The subject property meets the minimum width and area requirement for a planned 
development.  Staff believes that by creating planned development for the property, the 
proposed uses can be considered in the context for the standards for planned 
development. 
 
He noted that the massage establishments as a use exception can supported based 
upon the following considerations:
 
1.     The petitioner notes that the two massage establishment would occupy 500 square 
feet of 12,000 square feet of office space (4.2%) in the building.
2.     No external modifications will be needed to the exterior of the building that would 
negatively affect the subject property or the properties abutting the subject property.
3.     The business activity would be operated consistent with operations of other 
business in the building (e.g., medical and dental practices).  
4.     One establishment has occupied space within the building for over thirteen years 
without any negative impacts on the development or neighboring properties.
 
The principal use of the site will still be an office building.  As the massage 
establishment will operate similar to other users in the building, negative impacts on 
surrounding uses are not anticipated.  The Comprehensive Plan recommends that the 
property be used as office use.  The massage establishment use will still be an ancillary 
activity within the office building.  Therefore, staff recommends approval of the petition 
subject to the conditions noted within the report.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for discussion among the Commissioners.  
 
Commissioner Sweetser asked about the conditions of approval and wondered if the 
proposed conditions limiting the square footage and number of establishments are 
necessary and appropriate as written.  Mr. Heniff noted that the reason the petitioner 
find themselves in a position that they have to apply to the Village for zoning actions is 
because they were unaware of the limitations of nonconforming uses.  The proposed 
language specifically defines both the number and square footage of the establishments 
so that there is no confusion in the future.
It was moved by Commissioner Olbrysh, seconded by Commissioner Zorn, that 
this matter be recommended to the Corporate Authorities for approval  subject to 
conditions.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser, Zorn and Burke
5 - 
Absent:
Melarkey
1 - 
Enactment No: Ordinance 5502
040186
PC 04-15:  225 E. Roosevelt Road (Walgreens)
 Requests a variation from Section 153.210 (D) of the Lombard Sign Ordinance to 
increase the maximum display screen height of an automatic changeable copy sign 
from 18 inches to 32.5 inches.
The petition was presented by Natalie Grindel of Icon Identity Solutions, 1418 Elmhurst 
Road, Elk Grove Village, Illinois.  Ms. Grindel amended the petitioner's request to ask for 
relief for a 32.5-inch high sign with 27.5-inch high copy.  The proposed sign is the 
standard size recommended by Walgreens.  They intend to replace the existing manual 
reader board with the smaller automatic changeable copy sign.  The main portion of the 
Walgreens sign is larger, so the electronic message board portion would not be the 
principal part of the sign.  Ms. Grindel concluded by stating they believe a precedent for 
granting relief was set in the Heritage Cadillac case.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for public comment.  No one spoke for or 
against the petition.
 
Chairperson Ryan then requested the staff report.  
 
Jennifer Backensto, Planner I, stated that the petitioner is requesting a variation for an 
automatic changeable copy sign in excess of the 18-inch height that is permitted by 
code.  This petition is being heard before the Plan Commission rather than the Zoning 
Board of Appeals because a conditional use had previously been approved on the 
property (PC 98-31, conditional use for a drive-through facility).
 
There were no comments from Public Works or Private Engineering Services, and Fire 
Department/Bureau of Inspectional Services did not find any life safety concerns.
 
Ms. Backensto stated that the petitioner could meet code by installing an 18-inch high 
display screen that would not require any zoning relief.  Under specific provisions in the 
CR, B3, B4, and B5 districts, automatic changeable copy signs are permitted as a 
component of a wall or freestanding signs.  The intent of the 18-inch height limit is 
intended to ensure that the automatic changeable copy display screen does not become 
the principal element of the sign.
 
Since 2000, the Village has had four requests for automatic changeable copy signs 
exceeding code.  Staff recommended approval of only one of these petitions.  Staff 
supported the variation request for Heritage Cadillac in PC 03-40 because of the unique 
characteristics and history of that property.  The sign with the automatic changeable 
copy portion was to be significantly smaller than the existing, legally permitted 
freestanding sign (143 sq. ft. versus 341 sq. ft.).  It was staff's opinion that the requested 
signage would be more aesthetically pleasing as well as less obtrusive.  In this case, 
there are no unusual circumstances surrounding the Walgreens signage that would 
justify a variation.  
 
Furthermore, to be granted a variation the petitioner must show that they have affirmed 
each of the "Standards for Variation."  Staff finds that the conditions are not unique to 
the subject property.  The design and layout of the petitioner's property is typical of 
many of the B3 Community Shopping District parcels along Roosevelt Road and is 
typical of the corridor commercial uses commonly found along roadways like Roosevelt 
Road.  The petitioner already meets code with the existing sign, and staff has not seen 
any evidence of a hardship.  
 
The petitioner's property is typical of many of the B3 parcels within the Village and along 
Roosevelt Road.  Therefore, staff believes that there is nothing unique to this property to 
warrant the larger electronic display screen.  Staff finds that the ordinance has not 
caused the hardship.  The signage requirement has been applied consistently along the 
corridor, as indicated by past public hearings.
 
Ms. Backensto concluded by stating that the petitioner has not met the Standards for 
Variations, nor has a hardship been presented.  Staff therefore recommends that this 
petition be denied.
 
Chairperson Ryan opened the meeting for discussion among the Plan Commission 
members.  There were no comments from the members present.
 
Commissioner Olbrysh made a motion to accept the findings of the Inter-Departmental 
Review Committee as the findings of the Plan Commission and recommend denial of 
the petition, which was seconded by Commissioner Flint.
It was moved by Commissioner Olbrysh, seconded by Commissioner Flint, that 
this matter be recommended to the Board of Trustees for denial.  The motion 
carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser, Zorn and Burke
5 - 
Absent:
Melarkey
1 - 
040187
A.  PC 04-17:  Text Amendment to the Lombard Zoning Ordinance (Three 
Ordinances on First Reading) (Tabled August 19)
 The Village of Lombard requests a text amendment to Section 155.210 of the Lombard 
Zoning Ordinance to modify the maximum permitted height, yard requirements and 
overall maximum size of accessory buildings and structures. 
William Heniff, Senior Planner, presented the petition.  He indicated that staff has put 
together a number of text amendments for Plan Commission and Village Board 
consideration.  Staff has brought forth these items to the Plan Commission in previous 
workshops for discussion.  Mr. Heniff stated that he will present the petition by taking 
one amendment at a time, present the rationale, and then solicit comments from the 
Commissioners. 
 
Staff is looking at text amendments to modify the maximum allowable height, size, and 
yard requirements of detached garages in single family residential districts.  The intent 
of the text amendment is to ensure that accessory structures,  particularly detached 
garages, remain accessory to the principal residential use of properties. 
  
He noted comments from the various inter-departmental entities.  Engineering did not 
have a problem with the current setbacks and that the proposed increase in the side and 
rear yard setbacks will allow more room for utilities. 
 
Public Works and Building and Fire had no comments but Building and Fire noted that 
the proposed interior side yard setback modifications are consistent with the code 
amendments recently approved by the Board in 2004.
 
Mr. Heniff then presented the following amendments from a Planning standpoint:
 
Height of Accessory Buildings and Structures
Staff is proposing language to amend the Zoning Ordinance to change the current 
formulated height of 15' to the "vertical distance measured from the average grade to 
the highest point on the roof or parapet for any detached accessory building or structure 
shall not exceed 17 feet."  
 
The reason staff brought this forward is that staff has seen two-story accessory 
structures become more common and a gambrel or other pitches of roofs could enable 
the height of the accessory structure to go above the allowable 15' height.  This height 
issue was raised by the Village Board as being inconsistent with the character of the 
neighborhood.  The proposed amended language would be similar to DuPage County's 
code in that we set a "not to exceed" number.  This element would relate to accessory 
structures and create a gap of 17'.  The question then becomes why 17'?  This 
proposed height would allow people an opportunity to utilize area above their garage for 
storage purposes but would not be creating the in-law apartment and/or office use.  
From a neighborhood standpoint, this would be compatible with the adjacent properties 
as that would keep the accessory structures smaller in scope as it relates to height.  
 
Staff feels this amendment could be supported and he referred to the standards for the 
text amendments found on page 3 of the staff report.  In summation, staff finds that as 
more detached garages are becoming two story in design, this  was a code issue that 
should be addressed.  
 
Mr. Heniff then requested comments from the Plan Commissioners relative to the height 
of accessory structures. 
 
Commissioner Flint concurred with the proposed height.  He felt it was a reasonable 
height which would allow storage above the garage and this issue was previously 
discussed by the Commissioners. 
 
Chairperson Ryan referred to the illustration shown on page 2 of the staff report which 
shows 8' to the roof.   He questioned the standard of the garage door opening and how 
they may be getting larger to accommodate larger vehicles.  He was concerned that if 
developers starting making garage doors larger, the 17' limit could be insufficient.  Mr. 
Heniff stated he felt this proposed height would still be sufficient as builders could make 
it work by modifying the pitch of the roof and also by having a "not to exceed" number 
which could provide flexibility.  
 
Commissioner Burke asked if the sketch was part of the proposed amendment.  Mr. 
Heniff indicated that it would not be but was included for illustrative purposes.  
Commissioner Burke stated that 8' is not standard anymore and that having a 9' 
dimension will cause the space to shrink.  Architecturally it could be grim but from a 
storage standpoint it could be worse.  He recalled from previous discussions that some 
of the dimensions from surrounding communities were higher than 17'.  Mr. Heniff stated 
that there were some higher but those heights hinged on other variables.  Staff felt that 
17' was a good compromise to allow storage but not to create a room.  
 
Commissioner Sweetser asked for a recalculation to see how a typical garage would 
look with a 10' clearance with the same type of roof pitch.  She then stated she would be 
willing to go with a "no higher than" number but is not sure if that would be satisfactory to 
staff.  
 
Chairperson Ryan stated his concern was that the proposed amendment would include 
the accommodation of bigger vehicle trends but also be limiting architectural 
components by only being able to have a flat roof.  He then deferred to Commissioner 
Flint for his opinion. 
 
Commissioner Flint stated that he was comparing this proposed height amendment to 
his garage.  He stated that they have a tight fit.  He indicated they have a 12/12 slope, 
the cross bracing requires you to duck to get through, and they have a 7' garage door.  
He indicated that if you wanted an oversized vehicle you would have to have an 
additional foot for clearance.  If that is the case, it would be tough to walk up there.  
 
Mr. Heniff then continued to the second proposed amendment which is Area 
Requirements for Accessory Buildings and Structures.  He mentioned this was 
previously introduced and that a 1,000 foot accessory structure could be construed as 
being rather sizeable and taking up too much of the property.  When this issue was 
previously brought forward in 2002 by staff, there was no cap on the size of the 
accessory structure.  Concerns by the public and questions by the Village Board 
indicated that the 1,000 foot cap is still too high and that 750' was being proposed and if 
there is a desire to modify that.  He referred to a sample text amendment to ground floor 
area which could be found in the staff report.  He stated that 750' is 10 percent of the 
zoning lot or 750 square feet in ground floor area which would still allow for three cars.  
The 1,000 cap could be conducive to other activities that are not permitted by code such 
as home occupations or other storage issues.  One of the concerns raised at the 
workshop was that the 1,000 square foot cap would allow for extra storage space 
especially if you had a smaller home.  Staff believes this new area amendment would 
still allow for three vehicles within the 750' and should more space be required, an 
addition to the home might be a solution or to attach the garage to the home. 
 
He stated that staff did meet the standards for text amendments based on the 750' 
provision and requested comments/discussion by the Plan Commissioners. 
 
Commissioner Sweetser asked if staff considered what would happen if  a lot width 
variation was granted in an R2 to be narrower than 60' and the possible impact that 
might have on the 750' limit or 10 percent of the buildable lot.  Mr. Heniff stated that 10 
percent of the lot or 750' would be sufficient for a lot width variation that was granted 
because there are other controlling factors such as open space, setbacks, and other 
bulk requirements that would affect the property more than the 750' provision.    
 
Commissioners Burke and Sweetser questioned the wording of the amendment and 
asked for clarification specifically the 10 percentage versus the 750' cap.  Mr. Heniff 
recited what is existing code and what was being proposed.  Chairperson Ryan 
indicated it might be best to eliminate the percentage factor and just have a 750' cap as 
the wording was confusing.  Commissioner Sweetser concurred to leave it as just a 
number and not have the percentage.
 
Commissioner Burke asked if this amendment was applicable to the other residential 
districts such as the R3.  Mr. Heniff indicated this amendment was specific to the 
residential districts.  If the Commissioners wanted it further refined and be applied to the 
multi-family residential, they might have their own uniqueness but if this should only 
apply to single family residence it could be written up that way.  Commissioner Sweetser 
stated it was in the standards.
 
Chairperson Ryan asked the other Commissioners if they concurred with just the 750 
cap and no mention of a percentage.  It was the consensus of the Commissioners that 
the amendment should be worded in that fashion.  
 
Commissioner Olbrysh pointed out that this amendment applies to detached garages.  
He asked if 750 square feet for an attached garage is standard.  Mr. Heniff stated that 
attached garages have an unlimited square footage amount.  Commissioner Olbrysh 
asked what the normal square footage of an attached garage would be.  Mr. Heniff 
stated that it tends to be less and he could provide that information at a later date.  
Commissioner Olbrysh declined the information and indicated he  wanted to know for 
comparison purposes.
 
Commissioner Sweetser suggested modifying B1a. by taking out the first sentence and 
leaving the rest and B1b. to include detached garages and any single accessory building 
or structure and asked if that would reflect the amendment they wanted.  Mr. Heniff 
stated that staff could prepare it in that fashion. 
 
Mr. Heniff indicated that the third item for consideration is the Setback Requirements for 
Accessory Buildings and Structures.  He referred to the suggested amendment in the 
staff report and stated that staff struck and added a considerable amount of language.  
Staff proposes that detached accessory buildings or structures that require a foundation, 
footings or piers shall be set back a minimum of ten feet from the rear property line.  All 
other accessory structures shall be set back a minimum of three feet from the rear 
property line.  For the interior side yard requirements, staff is proposing that detached 
accessory buildings of structures that require a foundation, footings or piers shall be set 
back a minimum of five feet from the interior side property line.  If an accessory building 
or structure does not require a foundation, footings, or piers and is located in the rear 25 
percent of the lot, the building or structure shall be set back a minimum of three feet 
from an interior side property line.  
 
This amendment is being proposed to establish uniform development regulations as it 
relates to the legally permitted location of accessory structures.  Currently accessory 
structures can be located up to three feet from the property line.  Within the Subdivision 
and Development Ordinance new lots of record require five foot public utility and 
drainage easements along the interior side lot lines and ten foot easements along the 
rear lot line.  Staff identified cases where adjacent properties have different standards 
for accessory structures.  This amendment proposes to treat all parcels the same 
regardless of whether easements were recorded on the lot as well as to codify past staff 
interpretations pertaining to accessory structure location on lots with easements.  He 
referred to the exhibit in the staff report and mentioned that when an administrative plat 
of subdivision is being done you are changing the setback regulations for those 
properties.  The need for the easements are still there but are not recorded.  Whether 
recorded or not, staff is proposing that all parcels should be treated equally.  He then 
mentioned staff's interpretation of a temporary structure versus a poured foundation.  
Mr. Heniff then stated how this amendment would be compatible with the Building Code 
provisions of having a ten foot requisite setback  as well as addressing concerns raised 
as part of previous cases in which it was suggested or required that additional open 
space be provided between properties.   This amendment basically tries to pull the 
accessory structures away from the property lines.  
 
Mr. Heniff then asked for the Commissioners comments on this amendment. 
 
Chairperson Ryan questioned how much room would be left for a backyard or green 
space if using this theory and he was concerned about how close a shed would be 
located to the house for a temporary structure.  Commissioner Sweetser clarified that 
temporary was 3 feet and permanent was 10 feet.   
 
Commissioner Burke agreed with this amendment and felt that it works.  
 
Commissioner Olbrysh agreed and did not have a problem with the amendment but 
asked to go back to the height amendment.  He felt that the text amendment is making 
the accessory structures dimension more restrictive except for one instance  which is 
with a flat roof.  He asked from a building code standpoint if someone could come in 
proposing a flat roof.   Mr. Heniff stated that it wasn't realistic but theoretically possible.  
 
Commissioner Sweetser referred to the maximum height number and asked if 18' or 19' 
feet would be out of the question.  Mr. Heniff stated that staff could revisit that request 
and come back to the Plan Commission providing more examples.  He also indicated he 
would get with the Building Department to look at roof pitches and roof heights to find if  
17' or 18' might be more appropriate.  He will share his findings at the next meeting.  
 
Commissioner Sweetser asked if they could make a motion to approve the petition and 
incorporate the suggested changes so that this petition would not have to come back 
before the Commissioners again.  George Wagner suggested that, due to the number of 
issues that need to be addressed, they entertain a motion to continue the petition to the 
following Plan Commission meeting.   
 
Commissioner Olbrysh stated his concern with the accessory structure height is that the 
pitch would not be as high so he was not sure what the big deal was and agreed with 
the 17' foot height.  
 
Commissioner Sweetser commented that the pitch is a big deal as far as aesthetics.  
 
Commissioner Olbrysh suggested that examples from staff include a lower pitch so they 
can see what it would look like.  
 
Commissioner Flint wanted to review the height.  He indicated that 9' to the eaves 
leaving an 8' opening, then there would be the beams, and then another foot for the floor 
and that puts you roughly about 7' from floor to the peak.  You will have cross ties below 
2' below the ties so you will have 5 feet where you will still have to crouch down and 
couldn't stand up straight and walk around.   If that is what you want people to have then 
the height needs to be raised up.  It would be doable but not comfortable.  Mr. Heniff 
stated that was staff's intention - to give people the capacity for storage but not making it 
so attractive to become a room.
It was moved by Commissioner Sweetser, seconded by Commissioner Flint, that 
this matter be continued to the June 21, 2004 Plan Commission meeting. The 
motion carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser, Zorn and Burke
5 - 
Absent:
Melarkey
1 - 
Enactment No: Ordinance 5552
Business Meeting
Chairperson Ryan convened the business meeting at 9:10 p.m.
Approval of Minutes
The minutes of the April 19, 2004 Plan Commission meeting were approved by 
unanimous consent of the Plan Commission.
Public Participation
Chairperson Ryan asked if there was anyone present who wished to address the Plan 
Commission regarding anything not on the agenda.  No one was present to speak.
Chairperson Ryan stated they would move the workshop item up to this point.  There was a 
request for a short recess and Chairperson Ryan requested a recess until 9:15 p.m.
Chairperson Ryan reconvened the business portion of the May 17, 2004 Plan Commission 
meeting at 9:15 p.m.
Workshops
215 East Roosevelt Road
William Heniff, Senior Planner, presented the workshop.  He indicated that included in 
the Commissioners' packets was a concept plan for a major redevelopment which might 
be on file for next month's Plan Commission meeting.  The developer would like some 
direction on the concept for the properties bounded by Roosevelt Road on the north, 
Garfield on the west, 13th Street on the south, and Highland Avenue on the east.  He 
then referenced the businesses that were located on the site prior to the acquisition of 
BP.  Those businesses have been demolished and the site currently sits vacant.
 
He mentioned that he had four exhibits boards for display with the first showing the 
location of the site along Roosevelt and Highland.  He proceeded to name and locate 
the businesses on the site that had been demolished as well as other businesses that 
currently remain.  He mentioned Riley's Pub and their annexation into the Village and 
the legal nonconforming duplex residences along 13th Street.  The underlying zoning is 
B3 and staff envisions that the reason this zoning designation was established was to 
encourage a unified redevelopment of the site.  He mentioned the potential developer, 
V-Land, who is looking to complete a major redevelopment which would include the 
entire block face except for the brick strip center along Highland Avenue.  The developer 
is planning to do the redevelopment in three phases and staff is looking for a new 
planned development with a number of new components.  
 
He displayed the second exhibit board which was the Phase 1 site plan.  He mentioned 
their plans to demolish the existing non conforming duplexes along 13th, construct a 
detention facility, construct a 7,820 square foot, one-story retail center at the corner of 
Roosevelt and Highland and construct a 3,529 square foot bank with a drive through.  
The drive through traffic would come from the south.  There would be shared cross 
access provisions and shared parking arrangements between the two retail uses.  The 
specific tenants have not been determined but staff thought it to be a mix of restaurant 
or retail uses.  Staff mentioned to the potential developer that this is a high-profile 
intersection and wants to see an attractive, unified development.  The detention would 
be sized to accommodate a long-term redevelopment of the entire block face. 
 
The next exhibit board displayed was the Phase 2 site plan.  Phase 2 and 3 could be 
interchangeable depending on timing issues.  He mentioned the four residential 
buildings that previously existed and wanted the Commissioners thoughts and 
comments if there would be support for a townhouse proposal to be located immediately 
south of the retail development.  He mentioned the townhouses that do exist on the 
cul-de-sac on 13th Street  so there is a precedent for them or a rowhouse concept.  
Staff realizes that the detention pond would be located behind them and there might be 
relief needed.  The property slopes from Garfield to the east and the engineering still 
needs to be resolved but the idea is for two residential townhouse buildings. 
 
Displaying the next board, he referenced Phase 3.  This phase would consist of 
acquiring and removing the Riley's Pub site and constructing a 8,728 square foot retail 
building put on the corner of Roosevelt and Garfield.  There would be the ability for 
additional cross access which would eliminate the need for additional curb cuts on 
Roosevelt Road.  The concept plan is only one curb cut, one at Highland, and maybe a 
cross access to the strip center which he pointed to, and then access to Garfield that 
would feed in and out of the site.  
 
Staff envisions creating a unified planned development so the Plan Commissioners 
could look at the respective units subject to site plan review since the development 
would be done in phases.  
 
In conclusion, Mr. Heniff asked for the Plan Commissioners comments relative to this 
proposed development. 
 
Commissioner Olbrysh indicated that he liked planned developments but had a  concern 
about this site due to it being a high-profile intersection.  He felt that it was not creative 
having a drive-through bank and another strip center as that is what is commonly found 
up and down Roosevelt Road.  He thought this intersection should be a destination point 
and development should be thought of in terms outside of the box.  He envisioned a 
development similar to Fountain Square instead of having another mini strip center and 
drive through bank.  He felt if they have the opportunity to make this a real destination 
point they should instead of the usual strip center.  
 
Commissioner Sweetser stated that it sounds as if the bank is a given and asked if that 
was true.  Mr. Heniff indicated that they are an interested party and a driving force with 
the project.  One of the ideas about the bank in this center, is that it is tucked away and 
not highly visible due to its location on the site. 
 
Commissioner Sweetser asked if a larger building was proposed for the site which 
provided a destination point, could the bank fit in somewhere else to the west.  Mr. 
Heniff stated that perhaps it could be located further west and possibly something else 
in the center.  Commissioner Sweetser then questioned the flexibility of the project.  Mr. 
Heniff indicated that the bank is ready to go and that western portion of the site will not 
become available until sometime in 2006.  
 
Commissioner Olbrysh asked if this bank was the same one that was proposed to be 
located on North Avenue.  Mr. Heniff indicated that it was not. 
 
Commissioner Burke indicated that with the climate in the current market, the bank is 
probably the driving force of this project.  He explained that the developer will put it 
under contract or take certain pieces and assemble them and will flip one to a bank at a 
big number which allows them to do other developments on the balance on the site.  
Banks pay large dollars for desirable sites.  He indicated he did not have too much of an 
objection since he hasn't seen the architecturals but staff cannot be too excited as this 
type of development will not generate sales tax or the kind of traffic wanted but it is an 
interesting concept and better than what is currently there now.  
 
Commissioner Sweetser asked if the retail would be one story.  Mr. Heniff answered 
yes.  
 
Chairperson Ryan asked about the townhouses.  Mr Heniff indicated that the townhouse 
component was the biggest unknown of the project and the reason staff suggested a 
phased planned development.  Staff envisions a rowhouse concept because the land is 
tight, full improvements along 13th Street would be done, Garfield Avenue would be 
cleaned up, and Village standards would be met.  The building footprint indicates that it 
is highly probable that they will seek relief from the front yard to accommodate some of 
the detention.  Staff would not be supportive of anything less than 20 feet because then 
the parking would be restricted.  
 
Commissioner Sweetser mentioned the term rowhouse.  With the market supporting two 
cars is that what it would be.  Mr. Heniff indicated that staff envisions two car driveways.   
 
Chairperson Ryan agreed with Commissioner Olbrysh and indicated he would like to 
have some name restaurants and something different than what is currently found along 
Roosevelt Road.  He thought the one unavailable piece is not allowing the site to be 
creative.  He was disappointed that the Village would be giving up a prime location just 
to fit something in.
 
Commissioner Zorn also agreed by stating that having something unique with nice 
landscaping and appealing to the eye would be nice.  Commissioner Sweetser agreed 
with the landscaping issue especially since the college across the street has made an 
effort to improve their landscaping making their location a destination spot.  It would be 
nice to capitalize on that and a planned development is the only way to go.  
 
Commissioner Flint stated he wants the site to be a cohesive development.  He felt that 
by thinking outside of the box a development similar to Fountain Square/Highlands of 
Lombard could be accomplished.  He commented that the site is disjointed and will be a 
traffic maze.  He asked if the Roosevelt Road ingress/egress would be a right in right 
out.  Mr. Heniff stated that the developer is working on that. 
 
Chairperson Ryan asked about the Highland Avenue exit.  Mr. Heniff indicated that the 
high median will serve as a right in right out.  Chairperson Ryan then questioned how 
people would proceed west on Roosevelt Road or get in the site other than using the 
Garfield access point.  Mr. Heniff answered that you would have to go back to Garfield 
and that will be a limiting factor no matter what happens on that property.  Chairperson 
Ryan asked if they could have a stoplight at Garfield.  Mr. Heniff explained that it would 
be too close to the other traffic signal and would be based on IDOT's standard for 
separation.    Chairperson Ryan stated that may be a starting point - finding ways to get 
out of the site.  He worried that if traffic has to go to 13th Street and then to Garfield, a 
lot of traffic would be put onto a residential street.  
 
Commissioner Sweetser asked if the median on Highland could be a driveable median 
with a left turn lane.  Mr. Heniff stated this site will be an access challenge but 
regardless of whatever gets built, there will be some constraints. 
 
Commissioner Flint shared his experiences of what he had to do after going to the gas 
station that used to be on that corner and the vehicular maneuvers he had to make to 
get to cross safely at the traffic signal.  
 
Mr. Heniff indicated that these comments would be shared with the developer.
DuPage County Hearings
There were no DuPage County hearings.
Chairperson's Report
The Chairperson deferred to the Senior Planner.
Planner's Report
The Senior Planner had nothing to report.  Commissioner Sweetser asked for a current 
project listing.
Unfinished Business
There was no unfinished business.
New Business
Public Hearing Procedures and By-Laws
Mr. Heniff stated that staff requested counsel to look at documents associated with the 
Plan Commission in light of Klaeren v. Village of Lisle, which the Supreme Court held 
that landowners whose property abuts a parcel adjacent to a proposed development 
cannot be wholly denied the right to cross examine witnesses at a public hearing.  It also 
talked about the public hearing process.  In light of this case, George Wagner, Village 
counsel, has prepared some language for discussion and consideration.  Mr. Heniff 
indicated that he would go through each item which has been considered for change 
and mentioned that this was also a great opportunity for staff to modify the provisions so 
that they reflect the processes and procedures that they have been following:
 
Mr. Heniff stated staff is looking for comments at this point and will bring this item back 
for recommendation at the next Plan Commission meeting.  If there are any questions 
relative to the text, George Wagner could answer those questions as he prepared it.  
 
Plan Commission Public Hearing Procedures
The first document talks about the Plan Commission Public Hearing Procedures.  This 
would be what the Executive Secretary would read at the beginning of the meeting.  
Everything would be read except Section C. which is a summary of other sections.  This 
creates the following process which removes 30 minute time limit provisions.  Provisions 
are added for cross examination after the petitioner has given any testimony.  
Suggestions are made for the time and allow for a rebuttal period.  One important 
change is associated with the staff report where the public or a petitioner can cross 
examine staff as well.  Cross examination would not apply in most of our cases and we 
would only be introducing the ability to do cross examination, not so as to state an 
opinion as to whether or not someone likes the petition but to be fact finding in nature. 
 
Commissioner Olbrysh referred to Section N., specifically, the last sentence, that 
references that further testimony or questions from the petitioner or the public "will only 
be allowed by the discretion of the Plan Commission".  He indicated that in the past, the 
Chairperson would have that responsibility and if it is now at the discretion of the Plan 
Commission, would that be a consensus type of thing or would it be up to any 
Commissioner.  He asked for more specifics to define what that meant as it was too 
much of an open term.
 
Chairperson Ryan explained that is being done now.  Once the hearing is open to the 
Commissioners for questions and comments and if they have a question of the 
petitioner, the petitioner is brought back for questioning and explanation. 
 
Commissioner Sweetser agreed with Commissioner Olbrysh in his interpretation of that 
sentence.  She thought it was nice in that it allows the input of the Commission but we 
do not know how that will happen and the language used in the sentence if unclear.  
George Wagner suggested that the sentence be changed to read "at the discretion of 
any member of the Plan Commission".
 
Commissioner Sweetser asked where the waiving of the time limits came from.  She 
worried they would have nothing to fall back on if someone wanted to filibuster a 
petition.  Mr. Wagner indicated that the Chairperson has the ability to control the 
meeting by deciding if the material is relevant or redundant.  It needs to be more flexible 
where as in the Klaeren decision members could testify no more than two minutes.  
Chairperson Ryan mentioned that he thought he read in the provided material a 
comment about a preferred 30-minute time limit and asked if that would be stated.  Mr. 
Wagner answered yes.  Chairperson Ryan referred back to times where this was done, 
for example, when they had numerous speakers and he indicated there was a time limit 
and most people held their comments to accommodate all speakers. 
 
Commissioner Sweetser stated that she felt they are bound to do this.  Mr. Wagner 
stated that if you encourage the time limit, a majority of the people will comply.  He 
indicated that this time limit is based on a concern for the legal art of cross examination.  
This would be especially true in cases where an attorney represents a group, whereby 
that attorney could effectively conduct cross examination.  It is important to let the 
people know that during cross examination they cannot comment or have an opportunity 
to make statements, only to ask questions and obtain a response.  Another important 
issue to reinforce is the fact that the public will have an opportunity to ask questions 
during public participation.
 
Commissioner Burke clarified that the petitioner will present witnesses, and after each 
witness, especially for the larger developments, we could hear a battery of questions.  
Mr. Wagner answered yes.  Chairperson Ryan indicated that it would be an opportunity 
to ask questions or clarify statements that have been said.  Commissioner Burke asked 
if they would still be required to fill out the public participation forms and if the same form 
would be used for cross examination.  Chairperson Ryan answered yes and then 
questioned the procedure of swearing people in especially if these people had no initial 
intention of testifying but then had a question after hearing another's testimony.  Mr. 
Wagner indicated that only the person testifying would have to be sworn in.  
Chairperson Ryan asked if, during the proceeding, a person from the audience had a 
question after one of the petitioner's witnesses had testified, would that person from the 
audience need to be sworn in.  Mr. Wagner indicated that they did not. 
 
Commissioner Sweetser indicated that the script reflects this fact and should remind 
people that if they are going to cross examine, that they are not sworn and their activity 
cannot include opinions.  Commissioner Burke asked how logistically they would handle 
that.  He suggested that the cross examination stand be located in a different place, 
such as to his right, instead of where the testimony is given.  Mr. Heniff stated that 
something could be figured out.  Chairperson Ryan indicated that from a legal 
standpoint Mr. Wagner was seeing this occur only on one or two occasions where the 
Commissioners are sensing that this would happen all the time.  Mr. Wagner indicated 
that it would be most effective if an attorney does it as they know the art but it will be 
different if the public does it.  That's why it is important to state that would be the time for 
cross examination and questions. 
 
Commissioner Sweetser indicated that over time this would be a good tool for people 
who come to the hearing and could lead to good things.  Chairperson Ryan indicated his 
biggest fear would be the time component involved and how a petition could drag on.
 
Mr. Heniff then summarized the Commissioners' comments.  
     Section N. needs to include a "any member of" provision;
     cross examination doe snot include any testimony but questions of the petitioner or 
any witnesses; and 
     there will be a separate table for the public to use if they cross examine.
 
Public Hearing Procedures for the Chairperson
Mr. Heniff indicated that the second document is more for the Chairperson to be aware 
of and use as a checklist depending on how far a person wants to take the process.  Mr. 
Wagner stated he tried to draft the language from Chairperson Ryan's perspective and 
indicated it is lengthy.
 
Chairperson Ryan referred to II. where it states "ask if attorney will represent objectors", 
and stated that he knows what is trying to be accomplished but some of it is stated from 
a legal aspect and that is not what he has seen in all the years he has been doing this.  
Mr. Wagner stated that the public might not be as interested in this as an attorney might 
be. 
 
Commissioner Sweetser stated that the language in IV.1., located in the box, contradicts 
they just went through about not being sworn in.  This statement indicates the opposite.  
Mr. Wagner indicated that it needs to be corrected.
 
Chairperson Ryan indicated that there are not any major changes to this section except 
giving the public an opportunity in more than one spot to cross examine.  If there are 
numerous witnesses, he would have to make sure that there is an opportunity for one 
person, five different times, for cross examination.  Mr. Wagner stated this would also 
apply if the public testifies, it would give the petitioner an opportunity to cross examine. 
 
Chairperson Ryan asked if he needed to stop after each witness and ask if anyone 
wants to cross examine.  Mr. Wagner stated yes but it is important to reinforce the fact 
that they will have an opportunity to ask questions and make comments later in the 
public participation section.  All they can do right now is ask questions specific to this 
witness without any comments. 
 
Commissioner Sweetser asked if cross examination questions should be limited to the 
subject matter that was being introduced only or if they are familiar with the subject, can 
they ask questions about a topic that has not been introduced.  Mr. Wagner answered it 
must be specific to the subject matter being introduced.   This would give the 
Chairperson control of the meeting by limiting the cross examination based on this 
criteria. 
 
Commissioner Burke clarified that the public would be able to cross examine after each 
witness, then ask questions or provide comments during public participation and then 
would have another opportunity to cross examine after the staff report.  Mr. Wagner 
answered yes.  He indicated the procedure made sense since staff does provide a lot of 
information and has the expertise for the interaction between the public and staff. 
 
Mr. Heniff then summarized the Commissioners' comments relative to the Chairperson 
section.  Clarification was needed on IV.1.
 
Policies and Procedures of the Plan Commission
Mr. Heniff indicated this was the third document whereby he made changes based on 
past practice, clarified items, and then referred to page 2.  He mentioned the site plan 
approvals, specifically those that have relief associated with them versus those that are 
only design review.  He read the boxed paragraph and indicated this was added 
language for clarification purposes. 
 
He then referenced page 4,i., where a provision was added for site plan approval 
options and for clarification purposes.  He stated that this has raised some questions as 
to what part of the meeting the site plan approvals are heard.  
 
Commissioner Sweetser asked if the site plan approval public hearing case number 
could include another designation to differentiate it from a regular site plan approval.  
She suggested adding "ph" after the number. 
 
Mr. Heniff clarified that any petition that has the SPA designation automatically means 
that the Plan Commission is approving it.  Additionally, if there was advertising 
associated with it, it is a public hearing. 
 
Mr. Heniff then referred to the public hearing submittal deadline change in the number of 
days from 21 to 35, in order for petitions to be submitted to the Executive Secretary as 
well as for legal notification.  This would give staff the ability to do a thorough review of 
the petition before legal advertising.  Also, this section allows the Executive Secretary to 
reduce the submittal deadline for petitions that do not require a public hearing. 
 
Commissioner Sweetser asked if the Executive Secretary could be anybody that has 
that role.  Is there any reason to indicate that the Executive Secretary is usually a 
member of staff.  Mr. Wagner indicated that is outlined in the by-laws. 
 
Mr. Heniff indicated the Section C. was already discussed by Mr. Wagner and continued 
to Section VI., Continuance of Public Hearings. 
 
Commissioner Olbrysh referred to the previous section, page 6, number 10, and 
indicated this needed to be consistent with what was previously discussed.  
 
Mr. Heniff stated that Section VI. is now meant to be more petitioner friendly and 
referred to point B.  He stated that should a special meeting be required, this language 
was being added to make the procedure flexible.  Section VI.C. requiring the need for 
two public hearings for major petitions has been struck.  The reason for this is if the Plan 
Commission feels there has been sufficient evidence and testimony presented at the 
time of the first public hearing and there is no need to have another meeting, this section 
would not mandate the second public hearing and the petition would not get held up due 
to this provision.  The Plan Commission would still have the authority to continue any 
petition if they felt they did not have sufficient evidence to continue.  
 
Continuing, Mr. Heniff stated the rest in Section VI. are clean up items.  Workshop topics 
have been further refined to state what you can do under this topic.  Mr. Wagner 
referred to page 8 at the bottom and asked that "whenever this is" be changed to 
"whenever there is".
 
Mr. Heniff referred to Section IX., Commissioner's Contact with the Public and the 
Media.  The added language on page 11 codifies that the Plan Commission keeps 
exhibited material.  Everything else has been added/deleted for clarification purposes. 
 
Mr. Heniff asked the Commissioners if they had any other questions relative to this 
section.  Chairperson Ryan asked about Section XI., Notice of Public Hearings.  He 
asked if the 250 feet is Lombard's standard or state statute.  Mr. Heniff answered 
Lombard and Mr. Wagner answered that it was also a state law but the Village's code is 
more restrictive than state law whereby Lombard applies that statute to every public 
hearing.  Mr. Heniff mentioned the use of public hearing signs and stated that staff's 
practice, excluding site plan approvals, is that the property involved gets a public 
hearing sign.  That has been a good notification experience and he used the 610 S. 
Main Street (Citgo) petition as an example.  He explained that Village code in this 
instance would not have required the posting of a public hearing sign but to inform the 
public, staff put one there.  Past experience indicates that public hearing signs generate 
more response from the public than the notification letters do. 
 
Referring to the By-Laws of the Plan Commission, Mr. Heniff indicated that these are 
clean up issues and referred to the amendments.  In Section X., Special Committees, 
the Village Board established a new policy in creating new committees.  This added 
provision states that there was a particular item under the Board's purview, you could 
not create it independent of them. 
 
Commissioner Sweetser stated that committees are created to be standing - if they are 
temporary they are task forces. she asked if that should be specifically cited in the 
by-laws that there are such committees and they are created on what they are asked to 
do.  Mr. Heniff posed a question to Village counsel asking if three Commissioners were 
needed to contribute to a working session in order to go through code, would that 
constitute a special committee?  Mr. Wagner stated that the by-laws indicate that the 
Chairperson could create such a committee.  Once you create a committee that has 
three commissioners, you have open meeting concerns. 
 
Commissioner Sweetser indicated that a committee is a longer term, quasi-permanent 
group.  By calling it something else would indicate a shorter term working group and 
implies something different.  She stated she would argue for special functioning groups, 
among them committees, because committees have a special meaning.  Mr. Heniff 
stated he would revisit Village Board policies and incorporate that.  Chairperson Ryan 
clarified that by taking the first sentence and changing the word "committees" to either 
special work groups or whatever is necessary many help clarify.  Commissioner 
Sweetser suggested using the words "entities" or "subgroups" as they are broader terms 
and a committee would be one kind of that.  
 
Concluding, Mr. Heniff stated he would research this further and refine the language as 
need be.  He then asked if there was anything else that needed to be discussed.  As 
there was no more discussion, he stated he would incorporate the comments, modify 
the document, and put it under unfinished business on next month's agenda for a 
recommendation.
Subdivision Reports
There were no subdivision reports.
Site Plan Approvals
There were no site plan approvals.
Adjournment
The meeting was adjourned at 10:59 p.m. on May 17, 2004.
 
 
_______________________________
Donald Ryan, Chairperson
Lombard Plan Commission
 
 
_______________________________
William Heniff, AICP, Senior Planner
Lombard Plan Commission