Monday, January 28, 2008
7:30 PM
Village of Lombard
Village Hall
255 East Wilson Ave.
LombardIL  60148
villageoflombard.org
Village Hall
Plan Commission
Donald FRyanChairperson
Commissioners:  Martin Burke,
Stephen FlintRonald Olbrysh
Ruth Sweetserand Richard Nelson 
 Staff LiaisonWilliam Heniff
Meeting Minutes
Plan Commission
Meeting Minutes
January 28, 2008
Call to Order
Chairperson Ryan called the meeting to order at 7:30 p.m.
Roll Call of Members
Chairperson Donald FRyanCommissioner Stephen FlintCommissioner 
Ronald OlbryshCommissioner Ruth Sweetser and Commissioner Martin Burke
Present:
Commissioner Richard Nelson
Absent:
Also present:  William HeniffAICPSenior PlannerJennifer BackenstoAICPPlanner 
IIMichael TothAssociate Plannerand George Wagnerlegal counsel to the Plan 
Commission.
Chairperson Ryan called the order of the agenda.  
 
MrHeniff read the Rules of Procedure as written in the Plan Commission By-Laws.
070690
PC 07-42:  650 Springer Drive
Requests that the Village take the following actions on the subject propertylocated 
within the R5PD General Residence District Planned Development:
 
A.  Approve the following variations:
 
   1.  A variation from Section 155.603 of the Zoning Ordinance pertaining to the 
Village's off-street loading requirements;
   2.  A variation from Section 155.706 (Cand 155.709 (Bof the Zoning Ordinance 
reducing the required perimeter parking lot landscaping from five feet (5'to 
approximately 2.feet (2.5');
   3.  A variation from Section 155.708 of the Zoning Ordinance reducing the required 
foundation landscaping from five feet (5'to zero feet (0');
 
B.  The petitioner also requests Site Plan Approval for the proposed development.
(DISTRICT #2)
William Heniff noted that this petition was being withdrawn by the petitioner.  He 
explained that they have revised their plans and no longer need the requested relief
howeverthe site plan and subdivision approvals will be heard later in the meeting.
Public Hearings
080038
PC 08-02:  665 West North Avenue (Heron Point Office Center)
Requests approval of a use exception within a planned development to allow for a 
pharmaceutical establishment located within the Heron Point of Lombard Office Planned 
Development (OPDDistrict.  (DISTRICT #1)
Maureen Mehls of Lexington Health Care presented the petition.  She stated that they 
are seeking zoning approvals to allow for a space within the Heron Point office building 
to be used for their pharmaceutical activities.  The business would consist of providing 
medications for the Lexington Health Care facility.  The business will not have a retail 
component.  They have reviewed the standards for conditional uses (for a planned 
developmentand she stated that they meet the standards.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for public comment.  No one spoke in favor 
or in opposition to the petition.  He then requested the staff report.
 
William HeniffSenior Plannerpresented the staff report.  The petitioner is requesting 
approval of a use exception to allow for a pharmaceutical establishment to be located 
within the existing Heron Point office building.  The proposed use would occupy the 
existing tenant space within Suite 102.  The business would consist of filling 
prescriptions (i.e.counting pills from their bulk deliveries and placing it in individual 
containersfor residents within institutional or congregate care centers for distribution.  
The prescriptions would be delivered by a courier.  There will be no retail component 
associated with the proposed business.  No manufacturing will be done on the premises.  
As the proposed use is not listed within the permitted or conditional uses within the O 
Office Districta use exception is requested.
 
The Heron Point Planned Development was approved in 1998The proposed use will 
consist of a reception areaa data areaa work areaoffices and a courier area.  The 
proposed business would be located within Suite 102 and consists of a tenant space of 
2,907 square feet in area.  
 
Staff conducted a code review of the proposed use.  Given that no existing land use 
classification accurately denotes the exact nature of the business usetwo options are 
available to address the proposed use either create a text amendment to allow for the 
proposed use as a permitted use in the O Office Districtor grant a use exception for the 
existing planned development.  Staff suggested that a use exception would be an 
appropriate way to address the proposed business use as the use is highly unique and 
could be better regulated through the overall planned development provisions.
 
Staff finds that the proposed use would be compatible with the adjacent offices as noted 
within the IDRC Report.  The use will function like an office use in most respects.  Given 
that the office use has already been determined to be compatible with the adjacent land 
usesso would the petitioner's use.  The use would occupy three percent (3%) of the 
overall square footage of the existing office buildingmeeting the use exception 
percentage requirements
 
In consideration of the overall Heron Point planned development and the surrounding 
useshe noted that the use would function similarly to other office uses in the building.  
Staff believes the use will be compatible within the planned development and the 
adjacent properties.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for comment among the Commissioners.  
 
Commissioner Olbrysh stated that he felt this petition was pretty straight forward.
 
Commissioner Sweeter asked about the hours of operation.  The petitioner noted that 
their business would be open until p.m.
 
Commissioner Burke suggested that perhaps the petition should be conditioned to 
prohibit a retail component.  MrHeniff noted that the Zoning Ordinance allows retail 
pharmacies within office buildings as an ancillary use within an office buildingbut the 
petition could be conditioned if desired.
It was moved by Commissioner Olbryshseconded by Commissioner Sweetser
that this matter be Recommended for approval to the Corporate Authorities 
subject to the amended condition(s).  The motion carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser and Burke
4 - 
Absent:
Nelson
1 - 
1.  The approval of the use exception for the pharmaceutical establishment shall be for 
the 2,907 square foot tenant space within Suite 102 within the Heron Point office 
building.  Any further expansion shall require approval of a further use exception.
 
2.  The approval for the use exception shall provide for the filling of prescriptions for 
ultimate consumers of the prescriptions and shall not include any drug manufacturing 
activities or retail activities on the subject property.
080037
PC 08-011041 EStCharles
Requests conditional use approval for contractor construction officesshopsand yard 
within the BCorridor Commercial District.   (DISTRICT #5)
Chairperson Ryan asked if there was anyone to cross-examine the witnesses.  
 
Edgar Rodriguez1041 EStCharlespresented the petition.  He indicated that their 
proposal consists of an office with a storage yard for their landscaping business.  Mr
Rodriguez stated that they have been working with staff to bring the property into 
compliance with Code.  He explained that the storage yard would be gated and out of 
view.  MrRodriguez stated that they would only be there in the morning to pick up the 
truck and in the evening to drop them offHe then added that there would be no 
hazardous chemicals being stored on the site
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for public comment.
 
Christine Salinas1037 EStCharlesowns the neighboring business to the west of the 
subject propertyShe stated that she is in favor of the conditional use being approved
 
Bob Brunton (did not speak in favor or against the petition)18 Kenilworth Ct.lives 
behind the subject property and is concerned about the amount of possible noise that 
may be createdHe asked the petitioner if they plan on acquiring any larger diesel 
vehicles.  
 
Edgar Rodriguez replied by stating that they do have a number of dump trucksbut the 
noise from the trucks should be contained to the site by the fencing and perimeter 
landscapingMrRodriguez added that the landscaping will consist of trees and shrubs.  
MrRodriguez also addressed MrBrunton's concern by stating that the trucks will only 
be operational on the site for a few minutes in the morning and eveningHe then added 
that they come and go in short intervals throughout the day
 
Commissioner Sweetser asked that the petitioner address MrBrunton's question of 
whether or not they plan on acquiring any larger vehicles
 
MrRodriguez replied that they had no plans to obtain any larger vehicles
 
Chairperson Ryan then requested the staff report.
 
Michael TothPlanner Ipresented the staff report.  The petitioner is proposing a 
contractor construction office/yard to be located behind an existing commercial building 
within the Bzoning district.  As contractor's construction officesshopsand yard uses 
are listed in the Zoning Ordinance as a conditional use within the Bzoning district
Village Board approval is required.  
 
The proposed contractor's yard would occupy the southern portion of the subject 
property and would be used for the storage of industrial landscaping equipment 
including dump truckstrailersand a wood chipperThe office element is to be located 
within the existing commercial buildingwhich is one story in height and of block 
construction.  The proposed use will utilize all existing drive aisles to access the 
southern portion of the property.  
 
Certain site improvements are also being proposed as an adjunct to the contractor'
offices and yard.  Relative to the contractor's yardasphalt paving (along with the 
required storm water detentionis being proposed within the southern portion of the 
propertyThe addition of a wood gatewhich would adjoin the existing eight (8foot 
wood fenceis to be added to help conceal the yard.  As the parking lot and yard area 
are located within required yardsa five (5foot perimeter landscaping area shall be 
installed and is reflected on the plan.   
 
The Village Code Enforcement staff undertook a comprehensive review of the 
commercial properties along East StCharles Road in 2007 to ensure that the business 
uses were operating in compliance with code requirements.  Through this inspection 
effortstaff found that a number of landscape contractor trucks were being parked on 
the subject property in an unimproved area behind the strip center.  Further investigation 
of this activity found that the petitioner has purchased the subject property and was 
using the rear of the property as a landscape contractor's yard.  Landscape contractor'
officesshops and yards are listed as conditional uses within the BCorridor 
Commercial District.  
 
Introducing a semi-industrial use into a neighborhood consisting of commercial and 
residential properties may have negative repercussions on adjacent properties due to 
possible visual blight and excessive noise and dirt.  It is noted that the petitioner has 
gone to certain lengths to visually conceal the contractor's yard (per submitted plansby 
erecting an eight (8foot wood fence (with gateand also plans to add aesthetically 
enhancing landscape elements to the property in its entirety.  Howeverthe fencing only 
serves as a basic screening element and does not address other impacts of such uses 
or activitiesincluding additional truck traffic and noise.
 
The subject property is bordered to the east by a commercial retail strip center and to 
the west by a beauty shopThe existing tailor shop located on the subject property is 
compatible with those surrounding uses as it is commercial by nature.  The proposed 
office that would utilize the southern portion of the existing building on the subject 
property would also be compatible with those surrounding land uses because there are 
already a number of office uses surrounding the subject property.  The contractor's yard 
element is a light industrial use and is therefore incompatible due to a lack of 
commercial/retail components.  Staff notes that the properties located to the south of 
Great Western Trail are strictly residential and any noise or general disturbances could 
directly affect those propertiesThe adjacent property to the northwhich is located in 
Villa Parkhas multiple motor vehicles located on the propertyhoweverthose vehicles 
are for retail saleagainresulting in a commercial land use distinction
 
The Comprehensive Plan identifies the site for Community Commercial Use.  The 
Comprehensive Plan defines Community Commercial as a commercial area which 
provides services extending beyond daily living needs and includes comparison 
shopping goodsThis area was also reviewed as part of the East StCharles Road 
corridor plan in 1999.  The Plans advise that the property be developed to include retail
commercial and office uses.  The proposed use includes a contractor's yard with an 
ancillary officelacking any retail use or principal office component.  The primary land 
use does not consist of a retail componentand as such would be more consistent with 
a light industrial land use.  Thereforethe use would be inconsistent with the 
Comprehensive Planas it clearly defines the subject property to be designated for 
commercial uses.
 
ConcludingMrToth stated that staff recommended denial of the petition.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for discussion among the Commissioners.
 
Commissioner Sweetser asked staff what the difference was between a light industrial 
use and a semi industrial use
 
William HeniffSenior Plannerstated that the difference between the types of industrial 
uses in this case is the way they are being used.  MrHeniff stated that the proposal is 
semi industrial because the main use is industrial with an ancillary office useHad it 
been the other way aroundthe use would be considered light industrial because the 
office would be the main function with an ancillary contractor's yard.
It was moved by Commissioner Olbryshseconded by Commissioner Flintthat 
this matter be recommended to the Corporate Authorities for denial.  The motion 
failed by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh and Burke
3 - 
Nay:
Ryan and Sweetser
2 - 
Absent:
Nelson
1 - 
080037
PC 08-011041 EStCharles
Requests conditional use approval for contractor construction officesshopsand yard 
within the BCorridor Commercial District.  (DISTRICT #5)
It was moved by Chairperson Ryanseconded by Commissioner Sweetserthat 
this matter be recommended to the Corporate Authorities for approval.  The 
motion failed by the following vote:
Aye:
Ryan, Sweetser and Burke
3 - 
Nay:
Flint and Olbrysh
2 - 
Absent:
Nelson
1 - 
As there were not votes necessary for a recommendationthis petition is forwarded to the 
Board of Trustees without a recommendation.
080041
PC 08-031022 SFinley Road
Requests that the Village take following actions on the subject property:
1.  Approval of an Annexation Agreement;
2.  Annexation to the Village of Lombard;
3.  Approval of a map amendment from the RSingle-Family Residence District to the 
RSingle-Family Resident Districtand
4.  Approval of a minor plat of subdivision with a variation from Section 155.405 (Eto 
reduce the required minimum lot width from seventy-five feet (75'to sixty feet (60').
(UNINCORPORATED)
Randy Willey presented the petition.  He stated that they currently have a single-family 
home on a lot that is over one-half acre.  They are requesting annexation and a two-lot 
subdivision with a lot width variation.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for public comment.  No one spoke in favor 
or in opposition to the petition.  He then requested the staff report.
 
Jennifer BackenstoPlanner IIpresented the staff report.  The subject property is 
located along Finley Road within the Flowerfield subdivision in unincorporated DuPage 
County.  The petitioner wishes to subdivide the property into two single-family lots.  To 
accomplish thisthe petitioner is requesting annexation into the Village of Lombard
map amendment from the RDistrict to the RDistrictand a lot width variation from 75 
feet to 60 feet.
 
The Comprehensive Plan recommends Estate Residential land uses at this location.  
The proposed single family uses and lot sizes are consistent with this recommendation.   
As of October 2007newly annexed properties are given RSingle Family Residence 
zoning by default.  Prior to the creation of the RDistrictproperties were automatically 
assigned to the RSingle Family Residence District.  The petitioner is requesting R
zoningwhich is the zoning classification that was applied to the six Flowerfield 
annexations that occurred in 2005.  Staff has no objection to the proposed map 
amendment as it is consistent with existing zoning classifications within the Flowerfield 
subdivision.
 
The minimum required lot width for Rproperties is 75 feet and the minimum lot area is 
10,000 square feet.  At approximately 12,000 square feet eachthe proposed lots will 
meet the minimum lot area as required by the Zoning Ordinance.  Howeverthe 
proposed lots are only 60 feet wide.
 
In the petitioner's Response to Standards for Variationsthey note that the proposed lots 
will be substantially larger (16%-20%) than the recently annexed and subdivided lots at 
Finley and Edgewoodwhich are 10,004 square feet and 10,370 square feet.  The new 
lots would also have a density of 3.63 units per acrewhich meets the Comprehensive 
Plan recommendation for a density of four or fewer lots per acre.  Alsothe lots directly 
east of the subject property (on the east side of Finley Roadare 61 feet wide and 7,564 
square feet.  While those R2-zoned properties are not within Flowerfieldthey do share 
street frontage with the subject property and are consistent with the proposed 60-foot lot 
widths.
 
In considering a requested variationstaff typically looks at what sort of precedent might 
be established if a variation is granted.  In this casestaff examined the lots within 
Flowerfield to see what other properties have similar characteristics to the subject 
property.  Of the 117 parcels within Flowerfield110 are either unincorporated or have 
Rzoning.  Of these16 (not including the subject propertyare at least 20,000 square 
feet and 120 feet wide.  These properties could make a similar argument for a lot width 
variation (not accounting for those properties where unusual shapes or orientation would 
preclude their subdivision).  While not entirely unique to the subject propertythe 
requested relief could not be applied to 86of the properties within Flowerfield.  
Thereforethe proposed lot width variation would not alter the essential character of the 
neighborhoodeven if it were applied to every possible property within the subdivision.  
 
Each of the proposed lots will comply with all other aspects of the Zoning Ordinance
and the existing single-family home on the proposed Lot meets the setback 
requirements of the RDistrict.  Given the subject property's proposed low density
large lot sizesand transitional location between Flowerfield and the denser R
neighborhoods to the eaststaff can support the requested 60-foot lot width variation
The subject property is currently utilized as a single family residencetherefore there is 
no change in the property's compatibility with existing land uses.    Staff's only comment 
on the proposed subdivision plat is that a standard five-foot wide public utilities and 
drainage easement must be provided along the north and south property lines of both 
proposed lots.
 
The petitioner is preparing a companion annexation agreement for the subject property.  
This agreement will be considered by the Village Board in conjunction with the final 
consideration of Ordinances.  As part of this agreementstaff is recommending that the 
existing coachwalk along Finley Road be relocated to a point one foot off the property 
line.  This is consistent with what was done in the annexation agreement for 501 W
Edgewood and willin timeresult in a standard sidewalk south of Edgewood that will 
connect with the sidewalk adjacent to the Nicor property in Glen Ellyn
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for comment among the Commissioners.  
 
Commissioner Flint stated that this was a straight-forward petition.
It was moved by Commissioner Flintseconded by Commissioner Burke
recommended to the Corporate Authorities for approval with conditions.  The 
motion carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser and Burke
4 - 
Absent:
Nelson
1 - 
1.  That the proposed resubdivision shall be modified to include all public utility and 
drainage easementsas indicated in this report.
 
2.  That the variation request shall be contingent upon the Village and the developer 
entering into an Annexation Agreementwith the Agreement being an Exhibit to the 
Ordinance approving the variation request.
Business Meeting
The business meeting convened at 8:10 p.m.
Approval of Minutes
approved by the members present with the following correction:
 
     Page 4PC 07-43second paragraphlast sentencechange the number $650.00 to 
$650,000.
Public Participation
There was no public participation.
DuPage County Hearings
There were no DuPage County hearings.
Chairperson's Report
The Chairperson deferred to the Senior Planner.
Planner's Report
The Senior Planner had nothting to report.
Unfinished Business
There was no unfinished business.
New Business
MrHeniff stated that to ensure a quorum for the March 17 meetingit might be 
necessary to change the meeting date.  Staff has recommended March 24 as the 
alternate date.   
 
The Plan Commission unanimously agreed to change the March Plan Commission 
meeting date to March 24.  The February Plan Commission date will remain on February 
182008.
Subdivision Reports
080035
SUB 08-01:  650 Springer Drive (Oak Creek)
Requests that the Village approve a Major Plat of Subdivision.  (DISTRICT #2)
John Coleman of Alter Asset Management presented the petition and stated the 
requested resubdivision is intended to address a remnant parcel leftover from previous 
subdivision activity.
 
No one in the audience had comments about the proposed plat.
 
Jennifer BackenstoPlanner IIreferenced the companion staff report.  A plat of 
subdivision is being brought forward at this time to facilitate the proposed construction 
associated with SPA 08-01.  Since the subject property is greater than an acre in sizeit 
is considered a major plat of subdivision and must be reviewed and approved by the 
Plan Commission and Board of Trustees.  
 
The proposed resubdivision is intended to create a separate lot of record for the subject 
property.  This subdivision meets all of the requirements of the Zoning Ordinance and 
Subdivision and Development Ordinance.  The proposed lot will exceed the minimum lot 
width and area requirements of the underlying zoning district.  Staff recommends that 
the plat be approved.  Any additional easements that may be required as part of the 
redevelopment activity can be addressed through a future plat of easement dedication.  
 
Chairperson Ryan opened the meeting for discussion and questions by the Plan 
Commission.  There were no comments from the Commissioners.
It was moved by Commissioner Sweetserseconded by Commissioner Olbrysh
that this matter be recommended to the Corporate Authorities for approval.  The 
motion carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser and Burke
4 - 
Absent:
Nelson
1 - 
Site Plan Approvals
080036
SPA 08-01650 Springer Drive (Oak Creek)
Requests Site Plan Approval for the proposed developmentlocated within the R5PD 
General Residence District Planned Development.  (DISTRICT #2)
Dennis McNicholasattorney for the petitionerintroduced the petition.  Steve Olson
architect for the projectexplained the site plan.  The site is currently developed with a 
parking lot.  The client's preferred use is a 10-unit office/warehouse condominium 
project.  This design concept has been successful with a portion of the building used as 
office and the remainder used as storage or warehouse space.  They presented their 
plans to staff and have made revisions to meet the Village's requirements.
 
MrMcNicholas stated that the issue of access is a question of interpretationand that 
he believes the front access to the building is sufficient.  Internal access issues will be 
dealt with internally through the condominium association.  Delivery trucks will not spend 
more time there than necessary.  The interior of the courtyard is not visible from 
Springer Driveso vehicles will not want to park there.  The tenants will self-selectwith 
a typical owner being a consultant or manufacturer's representative.  The space would 
be 30 percent office and 70 percent storagewith the largest storage space only 1,500 
square feet.  Staff is concerned with loading conflictswhich the petitioner took into 
consideration by providing two outside loading berths.  A striped area could be added 
where vehicles could wait to use the loading spaces.  The petitioner believes that 
internal policing will be sufficient and there will not be frequent deliveries.  The building 
will be attractive.  The trash enclosure will face the neighboring property and not the 
street.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for public comment.  No one spoke in favor 
or in opposition to the petition.  He then requested the staff report.
 
Jennifer BackenstoPlanner IIpresented the staff report.  The petitioner is seeking site 
plan approval to construct an office/warehouse condominium development within the 
Oak Creek Planned Development.  Although the petitioner's original Plan Commission 
submittal requested variations from the Village's off-street loading and landscaping 
requirementsthose variation requests have subsequently been withdrawn.  The current 
plans meet the standards of the Zoning Ordinancebut site plan approval is still 
necessary.
 
The Private Engineering Services Division has reviewed two possible stormwater 
detention solutions for the subject propertyeach of which is conceptually acceptable.  
Should the petitioner elect to explore their second optionthey should ensure that 
Private Engineering Services is in attendance at any meetings they have with the 
County.  The Utilities Division of the Public Works Department notes that the existing 
sanitary sewer main does not extend across the entire frontage of the propertywhich 
may require the main to be extended to serve the development.  Additional comments 
will be provided once final engineering plans are submitted.
 
MsBackensto stated that the Comprehensive Plan recommends planned business park 
uses at this location.  The proposed office/warehouse condominiums comply with this 
recommendation.  The 1978 court decree permitted warehousing and manufacturing 
useswith the intent to provide an environment suitable for industrial activities that do 
not create nuisances or hazards.  The court decree states that the Plan Commission 
shall retain site plan approval of all development phases.  For the purpose of promoting 
a well-designedintegrated site plan the Plan Commission may authorize exceptions to 
certain bulk regulations to the extent those exceptions are within the limits established 
by Village ordinances.  
 
Section 155.511 of the Zoning Ordinance sets forth regulations pertaining to the site 
plan approval process.  At staff's requestthe petitioner has reworked the site plan to 
provide all required landscaping as well as a pedestrian walkway around the perimeter 
of the building.  The December 282007 landscape plan meets the requirements of the 
Zoning Ordinance
 
The required off-street loading berths are located near the southwest corner of the 
property.  Staff continues to have concerns regarding the "unofficialinterior loading 
area.  These concerns have been communicated to the petitioner and property owners 
at numerous pre-submittal meetings and several times since their initial October 2007 
submittal.  The Standards for Planned Developments refer to the need to provide 
convenientsafe access.  The proposed courtyard design would allow a truck backed up 
to one unit to block access to other units.  Of particular concern are the three conflicting 
loading doors in the northeast corner of the courtyard and the two conflicting doors in 
the southeast corner.  The image in the staff report demonstrates these conflicts.  (Note
Image assumes a small10 foot by 20 foot box truck at each loading door.  Larger 
vehiclessuch as semi-trailer trucks would create more significant conflicts.)  In addition 
to blocking access to other units while parkedvehicles at a loading door could also 
impede safeorderly traffic turning movements and could effectively block other delivery 
vehicles inside the courtyard.
 
MsBackensto stated that in addition to creating conflicts between tenant loading areas
the design of the courtyard provides an opportunity for the courtyard to become a de 
facto parking and outdoor storage area.  In industrial districtsthe Zoning Ordinance 
prohibits outdoor storage unless the storage area is screened by a solid fence at least 
six feet in heightand Oak Creek court decree specifically prohibits areas for dumping or 
disposal.  While the petitioner states that no parking will be allowed in the courtyardthe 
provision of loading doors suggests that vehicles will be parked there for some length of 
time.  
 
The petitioner states that parking and loading conflicts will be a private matter under the 
control of the owner's association and governed by covenants.  Howeverthe area is 
designed for parking (even if it is designated as short-term parkingand the property will 
be occupied by ten separate business owners.  Staff cannot support a site design that 
could create code enforcement issues for the Villagethereforestaff must recommend 
that the Plan Commission deny the requested site plan approval.
 
Chairperson Ryan then opened the meeting for comment among the Commissioners.  
 
Commissioner Flint stated thatas a condominium developmentthere is no way to 
forecast the frequency of deliveries and types of delivery trucks.  Obviously
semitrailer would create a greater hardship.  He asked if there are other developments 
with this type of design.  MsBackensto stated that the building on the neighboring 
property has a similar shapebut it is much larger and therefore does not have the same 
conflicts between tenant spaces.  
 
Commissioner Ryan stated that the Plan Commission has had condominium 
associations seek permission to violate their bylawsand they have been turned down.  
If the owners have access and loading problemsthey won't be calling Village staff.
 
Commissioner Sweetser questioned how  the Standards for Planned Developments can 
be used to look at private propertyand the internal site access may not be something 
the Plan Commission needs to look at.
 
Commissioner Burke stated that the Plan Commission has looked at parking and access 
issues with other condominium developmentsbut here the issues are all internal.  The 
loading area would need to accommodate trucksnot passenger vehicles.  The 
standards likely refer to access to the sitenot access within the site.  There is a conflict 
shownwith semis not being a viable option for most units.
 
Commissioner Sweetser asked if the proposed striping area would be possible.  Ms
Backensto stated that it appeared that the site plan had enough room to accommodate 
such an area.
 
Commissioner Olbrysh stated that all issues could be handled by the condominium 
association.  He cannot envision the problem anticipated by staffwith multiple tenants 
needing access to the rear area.
 
Commissioner Sweetser asked if there was room to unload a semitrailer.  Ms
Backensto stated that the two short berths could be converted to one long berthwhich 
would provide the necessary room.
 
Commissioner Burke asked if the petitioner would be willing to eliminate a loading door 
in order to eliminate tenant conflicts.  MrOlson stated that people will load there even if 
there's only a service door.  MrMcNicholas stated that large equipment won't be used 
because of the nature of the spaceand the size of the door won't affect anything.
 
Commissioner Sweetser stated that a striped area would be an asset to the site that 
would mitigate the courtyard issuesespecially for semitrailers.  She asked about the 
elevations.  David Dressler presented the building elevations.  He explained that there 
would be a storefront-type design along Springer Drivewith trash enclosures behind the 
building.  William HeniffSenior Planneradded that the proposed elevations would not 
be inconsistent with what's already within Oak Creek.
It was moved by Commissioner Burkeseconded by Commissioner Flintthat this 
matter be approved with conditions.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Flint, Olbrysh, Sweetser and Burke
4 - 
Absent:
Nelson
1 - 
1.  That a striped loading berth be provided of sufficient size to accommodate a 
semitrailer truck.
Workshops
12 EWillow
Michael TothPlanner I introduced a concept proposal for the property at 12 EWillow.  
He stated that the subject property is zoned as B5Downtown Perimeter District.  The 
Lombard Comprehensive Plan recommends that the property be developed for 
Community Commercial uses.  The property is currently occupied by a legally 
established office use in an area that is predominantly commercial in naturewith 
automobile service and repair uses.  The prospective lessee intends to utilize the 
eastern portion of the existing building as a contractor's office/shopknown as Amici 
Stone.  They plan to use the tenant space primarily as a shop area for the sawing
polishingand storage of countertops and other stone needsAll stone processing 
activities would be confined to the interior tenant spaceThe tenant space would also 
include an officeshowroomand storage area.  
 
He noted that the B5A Downtown Perimeter District is intended to be a transition 
between the downtown and other commercial areas that accommodates all retail
serviceand specialty shops and necessary civic services characteristic of the traditional 
central area in a pedestrian environment while also recognizing compatible automotive 
land uses.   Contactor's officesshops and yards are not listed as conditional or 
permitted uses within the B5A District.  Should the Plan Commission and the Village 
Board desire to approve the useone of the following actions would need to be taken:
 
1.     A text amendment to the Zoning Ordinance to allow for contactor's officesshops 
and yards within the B5A zoning districteither as a conditional use or a permitted use.  
Should this approach be desiredthe designation would be applicable to all B5A zoned 
properties in the Village.
 
2.     A map amendment to the Zoning Ordinance to rezone the subject property into 
another district classificationsuch as the B3B4 or I District.  If this approach is taken
the Comprehensive Plan should also be reviewed to determine if the overall East Willow 
Street corridor should be removed from the Downtown Perimeter District.
 
Staff believes that the proposed use is not desirable as it does not reflect the goals set 
forth by the Comprehensive Planwhich designates the property within the Village'
Central Business DistrictStaff notes that the establishment of the B5A District and the 
Comprehensive Plan allowed for the redevelopment of other nonconforming uses and 
structures.  The most notable example is the redevelopment of the 300 block of South 
Mainwhich was redeveloped as the Prairie Path Villas.
 
He also stated that the proposed use is inconsistent with the intent of the B5A zoning 
districtwhich specifically calls out retailserviceand specialty shops and necessary 
civic services characteristic of the traditional central area in a pedestrian environment 
while also recognizing compatible automotive land usesEstablishing the proposed use 
may also set precedent for other light-industrial uses to potentially locate in the 
downtown area
 
William HeniffSenior Plannersummarized the direction being sought by staff.  He is 
seeking direction as to whether the Commissioners would prefer either a text 
amendment or a map amendmentalong with a Comprehensive Plan amendment to 
allow for business uses such as the one proposed by the prospective petitioner.  He 
noted that the Plan Commission could also make an affirmative statement that the 
ordinance and plan should not be amended.
 
Commissioner Burke stated that he suggests that the Village leave the Ordinance and 
Plan as is
 
Commissioner Sweetser agreedstating that the maps prepared by staff showed the 
desirability of keeping the zoning as it currently exists.
 
Chairperson Ryan sought clarification between the existing use and the proposed use.  
He noted that both have some component of workshops in the back of the 
establishments.  How do they differ?  MrHeniff stated that the proposed establishment 
introduces more of a manufacturing element to the property versus the current use.  He 
discussed the history of the Mahogany Forest business in the downtown as an analogy.  
As a service and repair function it was a permitted usebut once they introduced 
furniture manufacturingstaff notified the owner that the manufacturing use was not 
permitted as a principal use of the property.  In this casemanufacturing counters would 
be the principal use.  Currentlythe principal use is an office for a construction 
contractor.
 
Commissioner Olbrysh stated the proposal contradicts the Comprehensive Plan and 
what we want to achieve.
 
201-211 ERoosevelt Road/Buffalo Wild Wings
William HeniffSenior Plannerdiscussed the latest signage proposal for the proposed 
Buffalo Wild Wings site.  He noted that at the December2007 Plan Commission 
meetingthe petitioner brought forward a proposal to amend the building elevations that 
proposed a yellow EIFS to be incorporated into the building design for the tenant space.  
The petition was recommended for denial by staff and the Plan Commissioners also 
unanimously recommended denial of the petition.  Prior to Village Board consideration
the petitioner withdrew their request.
 
The petitioner is seeking direction regarding a compromise sign packageHe then 
displayed the proposed plans.  The proposal is to keep the building as a masonry 
structure (as it is currently constructed on siteand then provide the Buffalo Wild Wings 
corporate wall signage on the north and west elevations.  Backing the exterior wall is the 
trade dressconsisting of the yellow and black/white checkerboard elementsThe 
illuminated sign of 61 square feet in size meets codebut with the proposed exterior 
elements would exceed the wall sign requirements
 
The Sign Ordinance definition of a sign can include symbols and graphics as part of the 
overall sign area.  While some banding elements can be considered "non-signage"staff 
looks at the overall concept to make this determination.  A colored banding may not 
define the specific establishmentbut if done in concert with an overall sign packageit 
can be considered as part of the overall area of signage.
 
He stated that staff is conceptually supportive of the latest concept as it balances the 
desire of the Village to maintain the integrity of the planned development while providing 
the prospective tenant the opportunity incorporate their corporate trade dress.
 
Commissioner Sweetser sought clarification as to what was included within the 61 
square foot area.  MrHeniff noted it referred to the illuminated sign and does not 
include the yellow or checkerboard backing elements.  She also asked for code 
clarifications.  MrHeniff stated that code limits the business to 65 square feet (square 
feet of signage per lineal frontage of the tenant space).  The entire square footage is 
138 square feet.
 
Commissioner Olbrysh stated his concerns regarding the yellow background.  He also 
researched the trademark for the use and noted that their trademark is the same as the 
proposed illuminated sign.  He noted that this strip center is unique and it would “stick 
out”.  Commissioners Burke and Flint concurred.
 
MrHeniff asked if the Commissioners would alternatively support relief that limits the 
amount of text area on the wall within the overall sign request.  Chairperson Ryan 
responded that was not their concernbut rather the overall design of the sign and 
graphic colors.
 
Commissioner Burke affirmed that the illuminated sign could be approved by right by 
staff.  He did not mind the checkerboard banding but raised concerns regarding the 
yellow EIFS and its overall size.
 
Commissioner Sweetser concurred.  She also asked about Village Code provisions for 
trade dress.  MrHeniff stated that this is largely a staff interpretation as to where trade 
dress ends and signage begins.
 
Chairperson Ryan also noted that the yellow signage could also take way from the 
ability to read the illuminated sign text.
 
Commissioner Sweeter noted that some trade dress is important for corporate 
marketingbut she was not supportive of the submitted plan.
 
Commissioner Olbrysh stated that we do not have a problem with the yellow within the 
illuminated sign itselfjust the exterior yellow EIFS area.
Adjournment
The meeting was adjourned at 9:27 p.m.
 
 
_______________________________
Donald FRyanChairperson
Lombard Plan Commission
 
 
_______________________________
William HeniffAICPSenior Planner
Lombard Plan Commission