Tuesday, November 13, 2001
7:30 PM
Village of Lombard
Village Hall
255 East Wilson Ave.
Lombard, IL  60148
villageoflombard.org
Village Hall Community Room
Public Works Committee
Trustee Steven DSebby, Chairperson
Trustee Rick Soderstrom Vice Chairperson
John Kaforski, Rick Mahal, David Arnold,  Art Frerichs,
Ken Blakeslee and Dan Mahal
Staff LiaisonsWes Anderson and David Dratnol
Meeting Minutes
JOINT MEETING WITH BOARD OF TRUSTEES
Public Works Committee
Meeting Minutes
November 13, 2001
1.0
Call to Order and Roll Call
Chairperson Trustee Steven DSebby, Vice Chairperson Trustee Rick 
Soderstrom, John Kaforski, Ken Blakeslee, Dan Mahal, Mark Fruehe, Rick 
Mahal and David Arnold
Present:
2.0
Public Participation
Chairperson Steven Sebby announced that several residents had signed up to speak 
this evening and recognized Frederick Meller.
 
Frederick Meller, 63 SColumbine, expressed concern with runoff from Phillips Court 
into his yard.  He said that the yards of several homes on Route 53 flood and all the 
homes on Phillips court.  He asked why nothing is done and said there is a pipe on the 
other side of Route 53 causing it.  A stormwater station has to be manned to get the 
pumps going when it rains it seems that some gate has to be opened or we start getting 
flooded.
 
Ken Peshe, 521 Phillips Court, commented that the gate on the other side of I355 
controls the water that flows up Phillips Ctwhen the floodgate is not open the street 
floods.  He also mentioned the new pond at Crescent and StCharles which he said had 
no water in the recent heavy rains and the one on Finley at Charles Lane was full.  He 
said there is a need for an early warning system to notify residents and the Village or if 
the Village could monitor the situation it would help.  He asked the Village for results
 
Dominick D'Ambrosia commented on flooding on DuPage Avenue and Berkshire saying 
that improvements were made in 1993 and has made no improvement in the flooding 
situation.  He said that the inlets are not taking the water and the surcharging of the 
sanitary sewer has caused sewage on sidewalks, street and lawns.  
 
Connie Meller added that she can see a puddle starting at the neighbors yard then water 
fills the ditch, she then calls 911 to have them open up the flood gates.  The Village 
doesn't always come in time.  She said that there are small children in the area and the 
manhole covers come up and they could fall in, when the covers come off they then 
have sewage in the yards.
Karen Lesser, 53 WBerkshire, questioned why the sewer has to blow and the 
rainwater is not diverted before this situation occurs.
 
Joe Gange, 515 Phillips Court, said that he Has had much experience with the Lombard 
sewer system as he served on the committee for separating the sewers and redoing 
them in the 1970s.  He explained that the neighbors are speaking of the lift station when 
they speak of opening the gates.  He had his family room full of water this Sunday.  He 
had been told that the lift station was to have been an automatic system.  Once they 
activate the lift station the water recedes within an hour but by that time the may have 
feet of water in their homes.  He called for the Village to change the system so there is 
someplace for the water to go.  He asked that the lift station be automated or have 
someone available to man the station when they need it.  He said that the area is not 
listed as a flood plain the lift station needs to be addressed.  He also does not 
understand why the sewer surcharges.
 
Mike Stern 107 WCrystal said their sewer surcharges several feet in the air and the 
area was underwater for a long time.  As an engineer her felt that the problem can be  
solved.  He asked the Village to investigate to see if it is built wrong or there is some 
type of blockage.
 
Trustee Sebby questioned Public Works Director Stan Rickard about the manual lift 
station or a gate.  MrRickard said that the Route 53 Stormwater Station is automated.  
He said that he will check that it is functioning properly.  He also commented that the 
storm sewers designed for 10 year storm this was a 33 year storm.  He said in those 
conditions you do see the manhole covers blowing off, street flooding and yard flooding.  
He said that other areas in town surcharge also in those type of storms.  He said that 
the inflow of clearwater groundwater which gets into the sanitary sewer contributes to 
the surcharging and he said that they have found downspouts and other illegal 
connections into the sanitary sewers.  He reminded the residents of the high costs of 
sewer installations in these projects as highlighted in the Capital Improvement Program.  
He said that the elimination of the clear water will help.  Village Engineer David Dratnol 
agreed that we do have a 10 year storm criteria and the greater storms you will have 
flooding problems.  
 
John Kaforski said that they had done an extensive study in the Crystal area in 
particular 106 WCrystal and the area is very low lyingSome of the members asked 
about the details and outcome of the study.  David Dratnol said it had been a few years 
ago and that they can bring back their findings at a later meeting.  He said that the area 
on Crystal is the same level as the pond.  MsLesser commented that water is one thing 
but that sewage is something else.  The Committee commented that the sanitary sewers 
surcharge due to the combined sewers in various areas of town.
 
 
Mike Stern said that their basement was clear water but there were six other houses 
that flooded.  He has seen the surcharging several times in the last four years
 
President Mueller said that storm was only predicted to be inches and turned out to be 
inches.  He mentioned that to get barricades to everyone is not possible in this type of 
event.  He said that the Village has met to address the issue of how they can better 
serve the public getting more barricades.  
 
David Dratnol mentioned that leaves often block the inlets and residents need to keep 
track of what is happening at the inlets.  Director Rickard explained, in response to Mr
Pesche's question, that the Crescent Pond if a different design,  it is to take in water 
when the storm sewer on Crescent gets a certain depth.  It  is designed to detain water 
from the downtown area.  It did take some water that night later in the storm when it 
does it is pumped out at a reduced rate.  
 
President Mueller asked if the pond relieves Phillips Ct.also.  MrRickard said that the 
Crescent sewer goes right to the River.  When asked where the water in their area is 
coming from Rickard answered that is from the whole northwest area of the Village.
 
The question was asked why the manholes surcharge all the time.  They said that any 
large rains cause problems in the area   There was some discussion by the neighbors 
that the lift station was not automated or had been damaged when the Tollway was built.  
Mueller said that the station had been manual and was recently updated to be 
automatic.  He corrected the rumor that Glen Ellyn controls that lift station, that the 
treatment plant is owned by  both Villages and we can send as much water to the plant 
as necessary.
 
Dominick D'Ambrosia asked if it was true that when the Terrace View pond gets higher 
than the level of the sewer it floods.  Director Rickard confirmed that it  will flood Crystal.
 
President Mueller said that he had been in a meeting that said water tables are rising 
because we don't use ground water as we have Lake Michigan water instead of wells 
and by 2025 we will have serious problems.  He also pointed out that as the water tables 
rise underground streams, of which Lombard has a few,  will rise.  
 
Director Rickard said that answers to the residents' concerns will be presented at the 
December 11th Public Works meeting.  President Mueller suggested that the report be 
mailed to the residents as the next meeting will be a joint meeting again and they could 
come to a later Public Works meeting to discuss.  
 
It was mentioned that area is flood plain and questioned if it is true that you can buy 
flood insurance.  President Mueller said that you can buy it in an approved community 
which Lombard is.
3.0
Approval of Minutes
It was moved by  Kaforski, seconded by  Blakeslee,  that the minutes of the 
meeting of October 92001 be approved.  The motion carried by the following 
vote:
Aye:
Kaforski, Blakeslee, Mahal, Fruehe, Mahal and Arnold
6 - 
4.0
Unfinished Business
5.0
New Business
010812
010811
David Arnold suggested using energy which is renewable and that Federal grant money 
may available and be a model building for the area.   He will bring information back to 
the Committee.  Chairperson Sebby wondered if that type of construction might be more 
costly.  Arnold thought that in the long run it would be a savings.  John Kaforski 
wondered if the costs for the Electrical were out of line.  Dan Mahal wondered if the size 
of vehicles would increase again and make this facility obsolete.  It was also questioned 
as to whether this would increase traffic in the residential area.  Director Rickard felt that 
the impact  would be minimal.  David Dratnol commented on the cost of the electrical 
and said that in relationship to the figures for the HVAC the figures are in proper ratio.
6.0
Change Orders
980212
Change Order Report 
Mr. Rickard commented that they are closing out the 2000-2001 projects
010800
It was moved by  Kaforski that this matter be recommended to the Board of 
Trustees for approval.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Kaforski, Blakeslee, Mahal, Fruehe, Mahal and Arnold
6 - 
Enactment NoResolution 78-02 Add
010781
Dratnol commented on the reasons for the savings.  John Kaforski questioned the way 
this is written and on which part of the project there were savings.  Dratnol said that 
when the final quantities are done it will tell but it is all one contract.  He said that the 
figures could be broken down but they are both at the same unit costs
It was moved by  Fruehe, seconded by  Mahal, that this matter be recommended 
to the Board of Trustees for approval.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Kaforski, Blakeslee, Mahal, Fruehe, Mahal and Arnold
6 - 
Enactment NoResolution 72-02 SA2
010801
Dave Dratnol explained that this will be along North Avenue to determine the condition 
before IDOT begins their projectHe explained that we will know the condition before the 
construction and also if we have problems we would need to correct before that project 
is done.  The Committee asked how long this would take MrDratnol said that it would 
take around weeks.
It was moved, seconded by  Blakeslee, that this matter be recommended to the 
Board of Trustees for approval.  The motion carried by the following vote:
Aye:
Kaforski, Blakeslee, Mahal, Fruehe, Mahal and Arnold
6 - 
Enactment NoResollution 74-02 20
7.0
Pending Change Orders
8.0
Other Business
9.0
Information Only
Director Rickard referred to the 2002 procurement schedule saying they are starting the 
report with 39 items and will end up with around 200.  He explained that it includes 
goods, services, Intergovernmental Agreements, Right-of-Way acquisition, MFTs 
Special Assessment closeouts, EPA permits and resolutions.  He explained that they 
are all tracked in order to have a schedule and not miss anything throughout the year
 
Rick Mahal brought up the fact that maybe the level at which the Route 53 Stormwater 
station is set is what is contributing to the flooding problem and asked if it could be 
looked into.  John Kaforski mentioned that there are certain areas of town that you will 
not correct.  MrDratnol added that long ago when many areas developed, there was no 
detention.
970045
Concoord 
970046
Restoration List 
970047
Procurement Schedule 
970153
Construction Barricade Reports (light deficiencies
10.0
Adjournment
It was moved by  Mahal, seconded by  Fruehe,  that the meeting be adjourned at 
10:25 p.m..  The motion carried by the following vote:
Aye:
Kaforski, Blakeslee, Mahal, Fruehe, Mahal and Arnold
6 -